"Wo ist das Formular für...?"
"Ich bekomme jede Woche Dutzende Nachrichten, die fragen, wo Formulare zu finden sind. 'Wo ist das Spesenformular?' 'Ich brauche das Bankverbindungsformular.' 'Gibt es ein Formular für Ausstattungsanfragen?' Sie sind alle auf SharePoint – aber niemand kann sie finden."
Fragen Sie nach einem Formular, erhalten Sie den Link sofort
Der Formular-Finder indexiert alle Ihre HR-Formulare, Vorlagen und Dokumente, sodass Mitarbeiter genau das finden, was sie brauchen, in Sekunden. Beschreiben Sie einfach, was Sie versuchen zu tun, und der Formular-Finder liefert das richtige Formular mit einem direkten Link.
Kein Navigieren durch verschachtelte Ordner, Merken von Dateinamen oder Anpingen der Personalabteilung für Links mehr.
Von verstreuten Formularen zu sofortigem Zugriff
Verbinden Sie Ihre Quellen
Laden Sie Formulare ins Wissenszentrum hoch oder verbinden Sie sich mit Ihrem bestehenden Cloud-Speicher. JoySuite indexiert Formularnamen, Beschreibungen und Kategorien.
Stellen Sie in Ihren Kanälen bereit
Machen Sie den Formular-Finder dort verfügbar, wo Mitarbeiter bereits arbeiten – keine neue App zu lernen.
Mitarbeiter fragen nach Formularen
Fragen kommen in natürlicher Sprache: "Ich brauche das Spesenformular" oder "Wo reiche ich einen Urlaubsantrag ein?" – beantwortet in Sekunden.
Erhalten Sie sofort direkte Links
Der Formular-Finder gibt das genaue Formular mit einem klickbaren Link zurück. Bei ausfüllbaren PDFs können Mitarbeiter sofort herunterladen und ausfüllen.
Entwickelt für Formularverwaltung
🔍 Intelligentes Matching
Versteht die Absicht – "Spesenformular", "Erstattungsantrag" und "Geld zurückbekommen" finden alle dasselbe Formular.
📎 Direkte Links
Ein-Klick-Zugriff auf das genaue Formular. Kein Navigieren in Ordnern oder Merken von Dateipfaden.
📋 Anleitungen inklusive
Zusammen mit dem Formular werden Anleitungen zum Ausfüllen und Einreichen bereitgestellt.
📊 Nutzungsanalyse
Sehen Sie, welche Formulare am häufigsten angefragt werden. Identifizieren Sie fehlende Formulare und Vereinfachungsmöglichkeiten.
Indexieren Sie alle Ihre Formulare
Der Formular-Finder funktioniert mit jedem Dokumenttyp:
HR-Formulare
Steuer-ID, Bankverbindung, Namensänderung, Adresse
Finance-Formulare
Spesenabrechnungen, Bestellanforderungen, Rechnungen
Urlaubsformulare
Urlaubsanträge, Elternzeit, unbezahlter Urlaub
IT-Formulare
Ausstattungsanfragen, Zugriffsanträge, Tickets
An Ihre Organisation anpassen
Abteilungsspezifisch
Verschiedene Formularsets für verschiedene Abteilungen – HR-Formulare für HR, Finance-Formulare für Finance, jedes Team sieht, was relevant ist.
Multi-Standort
Verschiedene Formulare für verschiedene Büros oder Länder. Mitarbeiter erhalten automatisch standortgerechte Versionen.
Formular + Richtlinien-Kombi
Kombinieren Sie mit dem HR-Helpdesk, sodass Mitarbeiter sowohl das Formular ALS AUCH den Richtlinienkontext in einer Antwort erhalten.
Vorausgefüllte Formulare
Verbinden Sie sich mit Ihrem HRIS, sodass Formulare mit Name, ID und Abteilung des Mitarbeiters vorausgefüllt sind.
Das erhalten Sie
Hier ist eine echte Interaktion mit dem Formular-Finder:
Mitarbeiter-Frage
F: "Ich muss meine Bankverbindung ändern"
Formular-Finder-Antwort
A: Hier ist das Formular, das Sie brauchen:
📄 Bankverbindungs-Änderungsformular
Verwenden Sie dieses Formular, um die Bankverbindung für Ihre Gehaltsüberweisung einzurichten, zu ändern oder zu kündigen.
Was Sie brauchen:
- Die BLZ Ihrer Bank
- Ihre Kontonummer/IBAN
- Kontotyp (Girokonto oder Sparkonto)
Einreichen bei: Gehaltsabrechnung (lohnbuchhaltung@firma.de) oder in das HR-Postfach bis zum 15. des Monats, damit es bei der nächsten Gehaltsabrechnung wirksam wird.
📎 Download: Bankverbindung-Formular-2024.pdf
Für wen ist dies gedacht
HR-Teams
HR-Fachleute, die es leid sind, Dutzende Male pro Woche dieselben 'Wo ist das Formular'-Fragen zu beantworten.
Alle Mitarbeiter
Jeder, der Firmenformulare finden muss und nicht durch SharePoint-Ordner navigieren oder die Personalabteilung anschreiben will.
Neue Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter, die Onboarding-Unterlagen ausfüllen müssen, aber noch nicht wissen, wo alles zu finden ist.
Operations-Teams
Teams, die für Dokumentenmanagement verantwortlich sind und bessere Organisation und Zugang zu Firmenformularen wollen.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert ein Formular-Finder-Bot?
Der Formular-Finder indexiert alle Formulare, Vorlagen und Dokumente Ihres Unternehmens. Wenn Mitarbeiter in natürlicher Sprache nach einem Formular fragen, ordnet die KI ihre Anfrage dem richtigen Dokument zu und gibt einen direkten Download-Link zusammen mit Anleitungen zum Ausfüllen und Einreichen zurück.
Können Mitarbeiter Formulare finden, ohne den genauen Namen zu kennen?
Ja, der Formular-Finder verwendet intelligentes Matching, um die Absicht zu verstehen. Mitarbeiter können beschreiben, was sie versuchen zu tun ("meine Bankdaten ändern") anstatt den genauen Formularnamen zu kennen ("Bankverbindungs-Änderungsformular"), und die KI findet das richtige Dokument.
Welche Arten von Formularen kann der Formular-Finder verwalten?
Der Formular-Finder funktioniert mit jedem Dokumenttyp, einschließlich PDFs, Word-Dokumenten, ausfüllbaren Formularen, Tabellenvorlagen und Webformular-Links. Er verarbeitet HR-Formulare, Finance-Dokumente, IT-Anfragen, Urlaubsformulare und jede andere mitarbeiterbezogene Dokumentation.
Wie reduziere ich HR-Fragen zum Finden von Formularen?
Stellen Sie den Formular-Finder in Slack, Teams oder E-Mail bereit, sodass Mitarbeiter sich selbst bedienen können. Die meisten Organisationen sehen 70-80% weniger "Wo ist das Formular"-Nachrichten an die Personalabteilung nach der Implementierung eines Formular-Finder-Bots.
Kann der Formular-Finder verschiedene Formulare für verschiedene Standorte bereitstellen?
Ja, der Formular-Finder unterstützt Multi-Standort-Organisationen. Er kann standortspezifische Formulare automatisch basierend auf dem Mitarbeiterstandort bereitstellen und verschiedene Steuerformulare, länderspezifische HR-Dokumente und standortspezifische Verfahren handhaben.