Le stesse domande sulle spese, ancora e ancora
"Ricevo le stesse domande ogni settimana. 'Posso mettere in nota spese questo?' 'Qual è il limite per cene con clienti?' 'Serve lo scontrino per Uber?' Rifiutiamo il 15% delle note spese perché le persone non hanno letto la policy—poi reinviano e chiedono cosa hanno sbagliato."
Risposte self-service prima che presentino
Il Bot Policy Spese dà ai dipendenti risposte istantanee a domande sulle spese—cosa è rimborsabile, limiti di spesa per categoria, requisiti di ricevuta e come codificare le spese correttamente. Ottengono chiarezza prima di spendere, non rifiuto dopo.
Ogni risposta cita la tua vera policy spese, così i dipendenti si fidano di quello che leggono. La Finanza vede quali domande vengono più spesso, rivelando lacune nelle policy e opportunità di formazione.
Dalla domanda alla risposta in secondi
Carica la tua policy spese
Aggiungi la tua policy spese, linee guida di spesa e definizioni categorie al Centro Conoscenza. JoySuite indicizza tutto e lo mantiene aggiornato quando le policy cambiano.
Implementa il bot
Rendi il Bot Policy Spese disponibile a tutti i dipendenti. Possono fare domande prima di spendere, mentre viaggiano o quando presentano note spese.
I dipendenti fanno domande
Le domande arrivano in linguaggio naturale: "Posso mettere in nota spese un pranzo di team?" o "Qual è la diaria per New York?" — risposta in secondi.
Ottieni risposte con citazioni istantaneamente
Ogni risposta cita la tua policy spese. I dipendenti si fidano della risposta perché possono verificarla. La Finanza vede cosa viene chiesto per migliorare la documentazione.
Progettato per team finanza
📎 Citazioni Policy
Ogni risposta collega alla sezione specifica della tua policy spese da cui proviene.
💰 Ricerca Limiti
Dice istantaneamente ai dipendenti i limiti di spesa per categoria, ruolo o sede.
📊 Analytics Domande
Vedi cosa chiedono di più i dipendenti per identificare policy confuse e aggiornare i documenti.
🧾 Guida Ricevute
Risposte chiare su quando servono le ricevute e cosa conta come documentazione valida.
Cosa chiedono i dipendenti
Pasti
"Qual è il limite per cene con clienti?"
Viaggi
"Posso prenotare business class?"
Hotel
"Qual è il limite tariffa per notte?"
Trasporti
"Serve la ricevuta per Uber?"
Attrezzatura
"Posso mettere in nota spese un monitor?"
Formazione
"Questa conferenza è rimborsabile?"
Personalizza per le tue esigenze
Bot Policy Viaggi
Focus specifico sui viaggi—policy di prenotazione, diarie e requisiti viaggi internazionali.
Bot Carta Aziendale
Rispondi a domande sull'uso della carta aziendale, limiti e requisiti di riconciliazione.
Bot Spese Internazionali
Policy specifiche per regione su conversione valuta, diarie e requisiti fiscali locali.
Bot Spese Executive
Policy e limiti separati per executive e membri del board.
Cosa otterrai
Ecco una conversazione di esempio con il Bot Policy Spese:
Dipendente: Porto un cliente a cena stasera. Qual è il limite e serve pre-approvazione?
Policy Intrattenimento Clienti
Ecco le linee guida per pasti con clienti:
- Limite di spesa: €75 a persona per cene con clienti
- Pre-approvazione: Non richiesta sotto €300 totali
- Ricevuta: Richiesta per tutti gli importi
- Documentazione: Includere nome cliente, azienda e scopo business nelle note
L'alcol è rimborsabile per intrattenimento clienti ma dovrebbe essere ragionevole rispetto al pasto.
📎 Fonte: Policy Spese v3.2, Sezione 4.2 — "Intrattenimento Clienti"
Dipendente: Che categoria spese devo usare?
Usa categoria 6200 - Intrattenimento Clienti per pasti con clienti. Assicurati di selezionare "Cliente" come tipo partecipante e inserire il nome dell'azienda del cliente.
📎 Fonte: Guida Categorie Spese, "Codici Intrattenimento"
Per Chi È
Team Finanza
Professionisti finanza stanchi di rispondere alle stesse domande sulle spese e processare note spese rifiutate ripetutamente.
Tutti i Dipendenti
Chiunque presenti note spese e voglia chiarezza su cosa è rimborsabile prima di spendere.
Viaggiatori Frequenti
Chi viaggia spesso e ha bisogno di risposte rapide su policy viaggi, diarie e requisiti spese internazionali.
HR e Operations
Team responsabili della comunicazione delle policy che vogliono ridurre domande ripetitive e migliorare la compliance.
Domande Frequenti
Cos'è un chatbot per policy spese?
Un chatbot per policy spese è un assistente IA che risponde alle domande dei dipendenti su rimborsi spese, limiti di spesa e requisiti di presentazione. È addestrato sulle vere policy spese della tua azienda e fornisce risposte istantanee e accurate con citazioni alle fonti della policy.
Come può l'IA ridurre le note spese rifiutate?
Dando ai dipendenti accesso istantaneo ai dettagli della policy prima che spendano o presentino, l'IA li aiuta a capire limiti, requisiti ricevute e corretta categorizzazione in anticipo. Questo previene errori comuni che portano a rifiuti, riducendo il lavoro sia per dipendenti che per team finanza.
I bot spese possono gestire limiti di spesa diversi per ruolo?
Sì, il Bot Policy Spese di JoySuite può fornire limiti di spesa specifici per ruolo e sede. Comprende policy diverse per executive, dipendenti standard e varie sedi per dare risposte accurate in base a chi sta chiedendo.
Quali domande sulle spese fanno più spesso i dipendenti?
Domande comuni includono limiti pasti per intrattenimento clienti, requisiti ricevute per rideshare e Uber, tariffe diaria per viaggi, limiti tariffa hotel per notte e se articoli specifici come attrezzature home office sono rimborsabili.
Come configuro un bot policy spese per la mia azienda?
Basta caricare i documenti della tua policy spese nel Centro Conoscenza di JoySuite. L'IA indicizza le tue policy e le rende ricercabili. Implementa il bot su Slack, Teams o email, e i dipendenti possono iniziare a fare domande immediatamente.