Punti Chiave
- Molti problemi di tempo dei manager non si risolvono lavorando più efficientemente — si risolvono togliendosi dai flussi di lavoro che non hanno bisogno di te
- Verifica dove sei un collo di bottiglia: approvazioni, decisioni, richieste di informazioni e dipendenze delle attività
- Costruisci sistemi che permettano al tuo team di procedere senza aspettare: linee guida chiare, informazioni accessibili e autorità appropriata
- L'obiettivo non è abdicare alla responsabilità — è riservare il tuo coinvolgimento per dove aggiunge realmente valore
Il tuo calendario è pieno. La tua casella di posta trabocca. Il tuo team ti sta aspettando — per approvazioni, risposte, decisioni. Lavori più duramente che mai e sei comunque in ritardo.
Il problema non è che hai bisogno di una migliore gestione del tempo. Il problema è che sei diventato il collo di bottiglia.
Quando tutto passa da te, niente scorre velocemente. Il tuo calendario si riempie delle dipendenze degli altri. La tua capacità limita la capacità del tuo team. Diventi il fattore limitante di ciò che la tua organizzazione può realizzare.
Come i manager diventano colli di bottiglia
Di solito succede gradualmente, con buone intenzioni.
Vuoi rimanere informato, quindi chiedi di essere messo in copia nelle email. Vuoi mantenere la qualità, quindi revisioni tutto. Vuoi essere utile, quindi diventi la persona che risponde alle domande.
Ogni singola scelta ha senso. Insieme, creano un sistema in cui nulla si muove senza di te.
I sintomi sono familiari: un team che non può procedere quando sei in riunioni consecutive. Una casella di posta piena di cose che aspettano la tua risposta. Una coda crescente di approvazioni. La sensazione che tu sia l'unica cosa che si frappone tra il lavoro e il suo completamento.
Verifica i tuoi punti di collo di bottiglia
Inizia comprendendo dove stai effettivamente limitando il flusso. Tipi comuni di colli di bottiglia:
Colli di bottiglia delle approvazioni: Decisioni che richiedono la tua firma prima che il lavoro possa procedere. Alcune approvazioni sono necessarie; molte sono solo abitudine.
Colli di bottiglia delle informazioni: Domande a cui solo tu puoi rispondere. Quando sei l'unica persona che sa qualcosa, tutti devono aspettare te.
Colli di bottiglia delle decisioni: Scelte che ricadono su di te per default quando potrebbero essere fatte da altri con una guida appropriata.
Colli di bottiglia delle attività: Lavoro che solo tu puoi fare, creando dipendenze che bloccano altro lavoro.
Per una settimana, traccia ogni volta che qualcuno ti sta aspettando. Cosa stanno aspettando? Avrebbero potuto procedere senza di te? Cosa dovrebbe essere vero perché questo accada?
Costruisci sistemi che non hanno bisogno di te
La soluzione non è lavorare più velocemente. È cambiare ciò che richiede il tuo coinvolgimento.
Per le approvazioni: Alza le soglie. Forse non hai bisogno di approvare ogni spesa sotto i 500 €. Forse certi tipi di decisioni possono essere prese senza di te. Fidati del tuo team con più autorità, e passerai meno tempo sulle approvazioni di routine.
Per le informazioni: Documenta ciò che sai. Se le persone continuano a farti le stesse domande, la risposta dovrebbe trovarsi da qualche parte accessibile. Rendi le informazioni trovabili così le persone non devono trovare te.
Per le decisioni: Fornisci framework. Se le persone conoscessero i criteri che usi per prendere certe decisioni, spesso potrebbero prenderle da sole. Condividi il tuo ragionamento così altri possono applicarlo.
Per le attività: Delega deliberatamente. Identifica le attività che solo tu puoi fare oggi ma che altri potrebbero imparare. Investi nello sviluppo delle capacità così il tuo lavoro unico si riduce nel tempo.
Il costo a breve termine della libertà a lungo termine
Togliersi come collo di bottiglia richiede un investimento iniziale.
Scrivere documentazione richiede tempo. Insegnare a qualcuno a prendere decisioni richiede tempo. Delegare il lavoro e supportare le persone durante la curva di apprendimento richiede tempo.
Questo sembra controintuitivo quando sei già sopraffatto. Non hai tempo per investire in sistemi perché sei troppo impegnato a essere il collo di bottiglia. Ma è esattamente per questo che l'investimento è necessario. Senza di esso, rimarrai bloccato per sempre.
Blocca del tempo per questo lavoro. Trattalo come essenziale, non opzionale. L'ora che passi a documentare un processo risparmia molte ore di rispondere alle stesse domande.
Cosa ha veramente bisogno di te
Non tutto è un collo di bottiglia da eliminare. Alcune cose hanno genuinamente bisogno del tuo coinvolgimento.
Decisioni strategiche che definiscono la direzione. Questioni relative alle persone che richiedono giudizio e autorità. Lavoro che richiede veramente la tua specifica competenza. Conversazioni di coaching e sviluppo. È qui che aggiungi valore.
L'obiettivo non è rimuoverti completamente. È rimuoverti da tutto ciò che non ha bisogno di te così hai capacità per ciò che ne ha bisogno.
Chiediti: Cosa succederebbe se fossi malato per una settimana? Cosa si fermerebbe completamente? È lì che sei più collo di bottiglia. Ora chiedi: Quel lavoro ha veramente bisogno di me, o semplicemente non ho costruito alternative?
Proteggi la tua capacità
Man mano che ti togli dai colli di bottiglia, proteggi la capacità che crei.
È facile riempire il tempo liberato con nuove dipendenze. Qualcuno vuole aggiungerti a una riunione. Qualcuno chiede se puoi revisionare qualcosa. Il pattern del collo di bottiglia si riafferma.
Sii deliberato su ciò che prendi in carico. Chiedi se il tuo coinvolgimento è veramente necessario. Di default di' no quando possibile, sì quando è di valore.
Fidati del tuo team
In definitiva, essere un collo di bottiglia è spesso una questione di fiducia — o mancanza di essa. Rimani coinvolto perché non sei sicuro che le cose andranno bene senza di te.
Costruisci quella fiducia attraverso aspettative chiare, supporto appropriato e tolleranza per l'imperfezione. Il tuo team occasionalmente prenderà decisioni che tu non avresti preso. Va bene. Il costo di quel disallineamento occasionale è solitamente inferiore al costo di tutto che aspetta te.
JoySuite aiuta i team a procedere senza aspettare. Accesso istantaneo alle informazioni così le persone non devono chiedere a te. Processi e linee guida documentati che permettono decisioni autonome. Togliti come collo di bottiglia senza perdere il controllo.
