Punti Chiave
- La formazione tradizionale allontana i dipendenti dal lavoro; il microlearning fornisce risposte nel contesto lavorativo
- La ricercabilità non è negoziabile — gli studenti devono trovare esattamente ciò di cui hanno bisogno in secondi, non minuti
- L'accesso on-demand significa che l'apprendimento avviene quando sorgono le domande, non quando la formazione è programmata
- Il supporto alle prestazioni e la formazione formale possono usare la stessa libreria di contenuti, servendo esigenze diverse
Il modello tradizionale di formazione aziendale tratta la formazione come un evento. I dipendenti programmano del tempo, lasciano il loro contesto lavorativo, completano un corso o partecipano a una sessione, poi tornano ai loro lavori e cercano di applicare ciò che hanno imparato.
Questo modello ha problemi evidenti. La programmazione è difficile — trovare tempo che funzioni per i dipendenti impegnati spesso significa che la formazione viene posticipata o compressa. Il divario tra apprendimento e applicazione significa che le informazioni sbiadiscono prima di essere usate. E allontanare le persone dal lavoro ha costi reali di produttività.
Il microlearning consente un approccio fondamentalmente diverso: apprendimento che avviene all'interno del flusso di lavoro piuttosto che al di fuori di esso.
Il passaggio da evento a risorsa
Quando l'apprendimento si sposta nel flusso di lavoro, smette di essere qualcosa a cui i dipendenti vanno e diventa qualcosa a cui accedono. La differenza è significativa.
Un dipendente che aiuta un cliente ha una domanda su una funzionalità del prodotto. Invece di prendere nota per cercarla dopo — o peggio, indovinare — può immediatamente cercare la risposta, trovarla e continuare la conversazione. L'apprendimento avviene nel contesto, al momento del bisogno, e viene applicato istantaneamente.
Un manager che compila un modulo poco familiare cerca nella base di conoscenza, trova una spiegazione, completa correttamente il modulo e va avanti. Interruzione totale: forse trenta secondi invece di un'email alle HR e ore di attesa per una risposta.
Un tecnico che risolve problemi di attrezzature incontra un codice di errore che non riconosce. I passaggi diagnostici sono immediatamente disponibili sul suo dispositivo mobile. Risolve il problema senza lasciare l'attrezzatura o chiamare aiuto.
In ogni caso, apprendimento e lavoro sono integrati. Non c'è un evento di formazione separato, nessuna programmazione, nessun cambio di contesto. La risposta appare quando necessario e viene applicata immediatamente.
La ricercabilità non è negoziabile
Perché l'apprendimento funzioni all'interno del flusso di lavoro, una funzionalità è assolutamente essenziale: gli studenti devono essere in grado di trovare ciò di cui hanno bisogno rapidamente. Questo significa una funzionalità di ricerca robusta e intuitiva.
Non è sufficiente permettere agli studenti di navigare per titolo del corso o attraverso strutture di menu. Quando qualcuno ha una domanda nel mezzo del suo lavoro, deve poter digitare quella domanda — in linguaggio naturale, usando le parole che userebbe effettivamente — e ottenere una risposta rilevante.
Lo standard di confronto è Google. È quello a cui le persone sono abituate. Si aspettano di descrivere cosa stanno cercando e trovarlo immediatamente. I sistemi di formazione aziendale che richiedono di navigare tassonomie complesse o ricordare codici dei corsi non soddisfano questo standard.
Una ricerca efficace significa cercare all'interno del contenuto, non solo nei titoli o nei tag. Se un dipendente cerca "come elaborare un reso senza scontrino", il sistema dovrebbe trovare quella risposta anche se è sepolta in un modulo intitolato "Procedure del servizio clienti". La ricerca dovrebbe capire cosa la persona sta effettivamente chiedendo.
Il vantaggio dell'accesso on-demand
La disponibilità on-demand trasforma il modo in cui i dipendenti si relazionano alle risorse di apprendimento. Invece che la formazione sia qualcosa imposto loro, diventa qualcosa che scelgono di usare quando aiuta.
Questo cambiamento ha benefici psicologici. Gli studenti che cercano informazioni perché ne hanno bisogno sono intrinsecamente più coinvolti degli studenti che completano requisiti perché devono. La motivazione è intrinseca piuttosto che estrinseca.
L'apprendimento che avviene al momento del bisogno viene applicato immediatamente. L'informazione è rilevante per definizione — lo studente non la cercherebbe altrimenti. Non c'è divario tra apprendimento e applicazione dove può verificarsi l'oblio.
L'apprendimento on-demand richiede che il contenuto sia disponibile dove e quando i dipendenti ne hanno bisogno. Questo significa accesso mobile per i lavoratori sul campo, capacità offline per luoghi con scarsa connettività, e design responsive che funziona su qualsiasi dispositivo sia conveniente.
Supporto alle prestazioni versus formazione formale
Il microlearning nel flusso di lavoro spesso funziona come supporto alle prestazioni — aiutando i dipendenti a completare compiti che già sanno fare in generale ma per cui hanno bisogno di guida specifica sul momento. Questo differisce dalla formazione formale, che costruisce conoscenze e competenze fondamentali.
La distinzione conta per la progettazione, ma la stessa libreria di contenuti può spesso servire entrambi gli scopi. Un nuovo dipendente potrebbe lavorare attraverso una serie di moduli sistematicamente, costruendo conoscenze fondamentali su prodotti, procedure e sistemi. Un dipendente veterano potrebbe cercare nella stessa libreria di contenuti risposte specifiche a domande insolite.
Il nuovo dipendente sta facendo formazione formale. Il veterano sta usando il supporto alle prestazioni. Il contenuto è lo stesso; il pattern di accesso differisce in base al bisogno.
Questo approccio a doppio uso è uno dei punti di forza del microlearning. Le organizzazioni non hanno bisogno di sistemi separati per formazione e guide di lavoro. Contenuti di microlearning ben progettati funzionano sia per l'apprendimento iniziale che per il riferimento continuo.
La realtà mobile
Gran parte della forza lavoro di oggi non sta seduta alle scrivanie con i computer. Dipendenti retail, tecnici sul campo, operatori sanitari, personale manifatturiero — milioni di lavoratori sono mobili, e le loro soluzioni di apprendimento devono esserlo anche.
Il microlearning mobile-friendly incontra questi lavoratori nel loro ambiente reale. Un dipendente retail può controllare le informazioni sui prodotti su un telefono mentre aiuta un cliente. Un tecnico può consultare le procedure di riparazione su un tablet mentre sta davanti all'attrezzatura. Un'infermiera può rapidamente verificare un protocollo farmacologico senza tornare a una postazione di lavoro.
L'accesso mobile non è solo una bella funzionalità — per molti lavoratori, è l'unico modo in cui l'apprendimento nel flusso di lavoro può avvenire. Se l'informazione non è accessibile su un dispositivo mobile, non è accessibile al momento del bisogno.
Questo si estende alle considerazioni sul formato. Il contenuto che funziona bene su un laptop potrebbe essere inutilizzabile su un telefono. Il microlearning mobile efficace è progettato pensando ai piccoli schermi, usando formati leggibili e navigabili su dispositivi portatili.
Ridurre l'interruzione, mantenere la concentrazione
Un'obiezione a qualsiasi apprendimento durante il lavoro è che interrompe la produttività. Ma il confronto rilevante non è tra apprendimento e lavoro ininterrotto — è tra modi diversi di ottenere le informazioni necessarie.
Un dipendente che non sa come fare qualcosa troverà un modo per ottenere l'informazione. Potrebbe chiedere a un collega, interrompendo il lavoro di entrambe le persone. Potrebbe cercare su Internet, trovando potenzialmente informazioni inaccurate o inapplicabili. Potrebbe indovinare, facendo potenzialmente errori che costano tempo per essere corretti. Potrebbe escalare a un supervisore, consumando tempo di gestione.
Rispetto a queste alternative, trovare rapidamente informazioni accurate in un sistema di apprendimento ben progettato è spesso l'opzione meno dirompente. L'interruzione totale è minima, e il risultato è corretto la prima volta.
Il microlearning nel flusso di lavoro non riguarda l'aggiunta di interruzioni — riguarda la gestione delle interruzioni che avvengono comunque in modo più efficiente.
Costruire l'abitudine
Quando i dipendenti hanno buone esperienze con le risorse di apprendimento — quando cercano qualcosa e trovano rapidamente una risposta utile — sviluppano l'abitudine di usare quelle risorse. Il sistema diventa il loro primo ricorso piuttosto che l'ultimo.
Questo crea un ciclo virtuoso. Più utilizzo significa più feedback su quale contenuto è necessario e cosa funziona. Contenuti più raffinati significano esperienze migliori. Esperienze migliori significano più utilizzo.
Valuta come il tuo team attualmente trova risposte alle domande sul lavoro. Se la risposta è "chiedere a un collega" o "cercare su Internet", c'è un'opportunità di fornire una risorsa più veloce e affidabile che costruisce un'abitudine di apprendimento.
Nel tempo, l'apprendimento nel flusso di lavoro diventa naturale. I dipendenti non pensano a questo come formazione — pensano a questo come il modo in cui trovano risposte. La distinzione tra apprendere e lavorare si dissolve, che è esattamente il punto.
JoySuite mette l'apprendimento direttamente nel flusso di lavoro del tuo team. Risposte istantanee e accurate dalla base di conoscenza della tua organizzazione — invece di navigare cataloghi di corsi o aspettare aiuto, i dipendenti semplicemente fanno domande. E con percorsi di upskilling integrati, l'apprendimento diventa invisibile — solo parte di come si fa il lavoro.
