Punti chiave
- I team HR sono spesso rallentati da una serie prevedibile di domande di routine che distolgono dalle iniziative strategiche.
- Le 15 domande più comuni — come saldo ferie, calendario festività e copertura dei benefit — sono di natura fattuale, non richiedono giudizio e non necessitano dell'intervento umano.
- Spostare queste richieste ad alto volume verso un modello self-service basato sull'IA può recuperare migliaia di ore di produttività ogni anno.
- I dipendenti ottengono risposte più rapide e coerenti, mentre l'HR recupera tempo per recruiting, relazioni con i dipendenti e attività legate alla cultura aziendale.
Se lavori nelle risorse umane, sai già cosa sto per dire.
Ci sono alcune domande a cui rispondi così spesso che potresti farlo nel sonno. Hai risposto decine di volte. Centinaia, probabilmente. Hai risposto talmente tante volte che hai iniziato a chiederti perché queste informazioni non siano semplicemente... disponibili da qualche parte.
Probabilmente sono disponibili da qualche parte. Nel manuale del dipendente. Sulla intranet. In quel sito SharePoint in cui nessuno riesce a orientarsi.
Ma è più facile per i dipendenti chiedere a Sara piuttosto che cercare da soli, quindi chiedono. E tu rispondi. Di nuovo.
Ecco le domande che sento più spesso quando parlo con i team HR di come impiegano il loro tempo. Vedi quante ti suonano familiari.
1. "Quante ferie mi restano?"
Questa è costante. Ed è frustrante perché la risposta esiste nel tuo sistema HR. Il dipendente potrebbe cercarla da solo. Ma il sistema è complicato, o non ricorda come accedere, o è semplicemente più veloce mandare un messaggio all'HR.
2. "Come faccio a richiedere le ferie?"
Strettamente correlata alla precedente. Il processo esiste. È stato spiegato. C'è documentazione da qualche parte. Ma ogni nuovo assunto deve impararlo, e molti dipendenti di lungo corso dimenticano i dettagli tra una vacanza e l'altra.
3. "Quali sono i giorni festivi di quest'anno?"
Hai inviato questo elenco più volte. È nel manuale del dipendente. Non importa. Le persone chiederanno, soprattutto verso fine anno quando pianificano i viaggi.
4. "Quando è il periodo di iscrizione ai benefit e cosa devo fare?"
Risponderai a questa domanda 50 volte tra ottobre e novembre. A volte la stessa persona chiede due volte perché ha dimenticato cosa le avevi detto la prima volta.
5. "Cosa copre la nostra assicurazione sanitaria?"
Questa è insidiosa perché la vera risposta è "dipende, controlla i documenti del tuo piano." Ma le persone vogliono una risposta rapida sul fatto che la loro specifica esigenza sia coperta, e non vogliono leggere una guida ai benefit di 40 pagine per scoprirlo.
Ti suona familiare? Siamo solo a un terzo della lista, e la maggior parte dei professionisti HR ha già risposto a ognuna di queste domande questo mese.
6. "Come faccio ad aggiungere un familiare a carico alla mia assicurazione?"
Eventi della vita — nuovo bambino, matrimonio, adozione — scatenano questa domanda. È urgente, il dipendente è sotto stress e ha bisogno di essere guidato attraverso un processo che non ha mai affrontato prima.
7. "Qual è la nostra politica sul congedo parentale?"
Un'altra domanda che spesso arriva in un momento emotivo. La risposta è nel manuale, ma le persone vogliono rassicurazioni e dettagli. Quanto tempo? Retribuito o non retribuito? E il congedo per legame genitoriale rispetto al congedo medico?
8. "Come faccio a presentare una nota spese?"
Che sia la finanza o l'HR, qualcuno risponde a questa domanda continuamente. Il sistema, il processo, le approvazioni e i tempi per il rimborso. Ogni nuovo dipendente, ogni viaggiatore occasionale, ogni volta che il sistema cambia.
9. "Qual è il dress code?"
Sorprendentemente comune, soprattutto con il lavoro remoto e ibrido che sfuma i confini. "Devo essere presentabile per la videocamera per questa riunione?" "Cosa indosso per la visita dal cliente?" "I jeans vanno bene il venerdì?"
10. "Come faccio ad aggiornare il mio conto per l'accredito dello stipendio?"
Le persone cambiano banca. Notano un errore. Si sposano e aprono un conto congiunto. Ogni volta, devono sapere come cambiare dove va il loro denaro.
Lo schema è chiaro: ognuna di queste domande ha una risposta documentata. Il problema non è la mancanza di informazioni — è che trovare le risposte richiede più sforzo che chiedere a una persona.
11. "Con chi devo parlare per [X]?"
Metà delle domande che arrivano all'HR non sono davvero domande HR — sono domande di smistamento. Le persone non sanno chi si occupa di cosa. Chiedono all'HR perché sembra un punto di riferimento ragionevole. Tu spendi tempo a capire chi effettivamente gestisce la questione e a reindirizzare.
12. "Mi puoi spiegare la mia busta paga?"
Le detrazioni sono confuse. Lordo e netto. Contributi ai benefit. Tasse che variano da busta a busta. Le persone vogliono capire perché l'importo non è quello che si aspettavano.
13. "Qual è la politica sul lavoro da casa?"
Questa è esplosa dopo la pandemia e non si è calmata. Le regole variano, sono cambiate, ci sono eccezioni, e i manager le interpretano in modo diverso. Le persone vogliono chiarezza su cosa è effettivamente consentito.
14. "Come faccio a segnalare qualcosa all'ufficio etico/HR?"
Sensibile, importante e fortunatamente meno frequente delle altre. Ma quando arriva, richiede un'attenzione particolare. Le persone devono sapere che esiste un processo e che verranno prese sul serio.
15. "Come funziona il contributo aziendale al fondo pensione?"
Percentuali, piani di maturazione, limiti di contribuzione e quando il contributo aziendale viene accreditato. Le persone vogliono assicurarsi di ottenere il massimo del contributo e capire a cosa si stanno iscrivendo.
Il divario di giudizio
Potrei continuare. Ma ecco il punto: quasi nessuna di queste domande richiede un giudizio umano. Non sono casi complessi che necessitano di interpretazione. Non sono situazioni delicate che richiedono empatia e discrezione. Sono domande fattuali con risposte fattuali. La risposta è scritta da qualche parte. Il problema è che quel "da qualche parte" non è sufficientemente accessibile.
Il costo della ripetizione
Somma il tempo. Se il tuo team HR dedica anche solo 5 minuti a ciascuna di queste domande, e ogni domanda arriva qualche volta a settimana, stai parlando di ore ogni settimana spese per cose che potrebbero essere self-service.
È tempo non dedicato al lavoro che effettivamente richiede un professionista HR. Recruiting. Relazioni con i dipendenti. Formazione e sviluppo. Iniziative culturali. Lavoro strategico che fa progredire l'organizzazione. Invece, sei un motore di ricerca umano per informazioni che già esistono.
La soluzione: rendere le risposte accessibili
Questo è il problema che la gestione della conoscenza basata sull'IA risolve. Non sostituendo l'HR, ma offrendo ai dipendenti un percorso più rapido verso le risposte per le questioni di routine.
Fanno una domanda in linguaggio naturale, ottengono una risposta estratta dalle vostre effettive politiche e documenti, e vedono la fonte, così sanno che è affidabile. Le 15 domande diventano self-service. L'HR recupera il suo tempo. I dipendenti ottengono risposte più veloci. Tutti ci guadagnano.
Le questioni delicate, i casi complessi, le situazioni che davvero necessitano di una persona? Quelle continuano ad arrivare a voi. Ma ora avete tempo per gestirle perché non state spiegando la politica sulle ferie per la terza volta oggi.
JoySuite gestisce le domande di routine così il tuo team HR non deve farlo. I dipendenti chiedono, Joy risponde dalle vostre politiche con citazioni. Il tuo team si concentra sul lavoro che ha davvero bisogno di loro.
