Dieselben Spesenfragen, immer wieder
"Ich bekomme jede Woche die gleichen Fragen. 'Kann ich das abrechnen?' 'Was ist das Limit für Kundenessen?' 'Brauche ich einen Beleg für Uber?' Wir lehnen 15% der Spesenabrechnungen ab, weil Leute die Richtlinie nicht gelesen haben – dann reichen sie erneut ein und fragen, was sie falsch gemacht haben."
Self-Service-Antworten vor der Einreichung
Der Spesenrichtlinien-Bot gibt Mitarbeitern sofortige Antworten auf Ausgabenfragen – was erstattungsfähig ist, Ausgabenlimits nach Kategorie, Beleganforderungen und wie man Spesen korrekt codiert. Sie bekommen Klarheit vor dem Ausgeben, nicht Ablehnung danach.
Jede Antwort zitiert Ihre tatsächliche Spesenrichtlinie, sodass Mitarbeiter dem vertrauen, was sie lesen. Finance sieht, welche Fragen am häufigsten gestellt werden, und erkennt Richtlinienlücken und Schulungsmöglichkeiten.
Von Frage zu Antwort in Sekunden
Laden Sie Ihre Spesenrichtlinie hoch
Fügen Sie Ihre Spesenrichtlinie, Ausgabenrichtlinien und Kategoriedefinitionen zum Wissenszentrum hinzu. JoySuite indexiert alles und hält es aktuell, wenn Richtlinien sich ändern.
Setzen Sie den Bot ein
Machen Sie den Spesenrichtlinien-Bot für alle Mitarbeiter verfügbar. Sie können Fragen stellen, bevor sie ausgeben, auf Reisen oder bei der Einreichung von Berichten.
Mitarbeiter stellen Fragen
Fragen kommen in natürlicher Sprache: "Kann ich ein Teamessen abrechnen?" oder "Wie hoch ist der Tagessatz für München?" – beantwortet in Sekunden.
Erhalten Sie zitierte Antworten sofort
Jede Antwort zitiert Ihre Spesenrichtlinie. Mitarbeiter vertrauen der Antwort, weil sie sie verifizieren können. Finance sieht, was gefragt wird, um die Dokumentation zu verbessern.
Entwickelt für Finance-Teams
📎 Richtlinien-Zitate
Jede Antwort verlinkt zum spezifischen Abschnitt Ihrer Spesenrichtlinie, aus dem sie stammt.
💰 Limit-Abfragen
Sagt Mitarbeitern sofort die Ausgabenlimits nach Kategorie, Rolle oder Standort.
📊 Fragen-Analytics
Sehen Sie, was Mitarbeiter am meisten fragen, um verwirrende Richtlinien zu identifizieren und Dokumentation zu aktualisieren.
🧾 Beleg-Anleitung
Klare Antworten, wann Belege erforderlich sind und was als gültige Dokumentation gilt.
Was Mitarbeiter fragen
Mahlzeiten
"Wie hoch ist das Limit für Kundenessen?"
Reisen
"Kann ich Business Class buchen?"
Hotels
"Wie hoch ist das Nachtratenlimit?"
Transport
"Brauche ich einen Beleg für Uber?"
Ausstattung
"Kann ich einen Monitor abrechnen?"
Weiterbildung
"Ist diese Konferenz erstattungsfähig?"
An Ihre Bedürfnisse anpassen
Reiserichtlinien-Bot
Fokus speziell auf Reise – Buchungsrichtlinien, Tagessätze und internationale Reiseanforderungen.
Firmenkreditkarten-Bot
Beantworten Sie Fragen zur Nutzung von Firmenkreditkarten, Limits und Abstimmungsanforderungen.
Internationaler Spesen-Bot
Regionsspezifische Richtlinien für Währungsumrechnung, Tagessätze und lokale Steueranforderungen.
Führungskräfte-Spesen-Bot
Separate Richtlinien und Limits für Führungskräfte und Vorstandsmitglieder.
Das erhalten Sie
Hier ist ein Beispielgespräch mit dem Spesenrichtlinien-Bot:
Mitarbeiter: Ich lade heute Abend einen Kunden zum Essen ein. Wie hoch ist das Limit und brauche ich eine Vorabgenehmigung?
Kundenbewirtungsrichtlinie
Hier sind die Richtlinien für Kundenmahlzeiten:
- Ausgabenlimit: 75€ pro Person für Kundenessen
- Vorabgenehmigung: Nicht erforderlich unter 300€ Gesamtsumme
- Beleg: Erforderlich für alle Beträge
- Dokumentation: Kundenname, Unternehmen und Geschäftszweck in Notizen angeben
Alkohol ist für Kundenbewirtung erstattungsfähig, sollte aber im Verhältnis zur Mahlzeit angemessen sein.
📎 Quelle: Spesenrichtlinie v3.2, Abschnitt 4.2 — "Kundenbewirtung"
Mitarbeiter: Welche Spesenkategorie sollte ich verwenden?
Verwenden Sie Kategorie 6200 - Kundenbewirtung für Kundenmahlzeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie "Kunde" als Teilnehmertyp auswählen und den Firmennamen des Kunden eingeben.
📎 Quelle: Spesenkategorie-Leitfaden, "Bewirtungscodes"
Für wen ist dies gedacht
Finance-Teams
Finance-Fachleute, die es leid sind, dieselben Spesenfragen zu beantworten und immer wieder abgelehnte Berichte zu bearbeiten.
Alle Mitarbeiter
Jeder, der Spesenabrechnungen einreicht und vor dem Ausgeben Klarheit haben möchte, was erstattungsfähig ist.
Vielreisende
Reisende, die schnelle Antworten zu Reiserichtlinien, Tagessätzen und internationalen Spesenanforderungen brauchen.
HR und Operations
Teams, die für Richtlinienkommunikation verantwortlich sind und repetitive Fragen reduzieren sowie Compliance verbessern wollen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Spesenrichtlinien-Chatbot?
Ein Spesenrichtlinien-Chatbot ist ein KI-Assistent, der Mitarbeiterfragen zu Spesenerstattung, Ausgabenlimits und Einreichungsanforderungen beantwortet. Er ist auf die tatsächlichen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens trainiert und liefert sofortige, genaue Antworten mit Zitaten zu Richtlinienquellen.
Wie kann KI abgelehnte Spesenabrechnungen reduzieren?
Indem Mitarbeitern vor dem Ausgeben oder Einreichen sofortiger Zugang zu Richtliniendetails gegeben wird, hilft KI ihnen, Limits, Beleganforderungen und korrekte Kategorisierung im Voraus zu verstehen. Dies verhindert häufige Fehler, die zu Ablehnungen führen, und reduziert Nacharbeit für Mitarbeiter und Finance-Teams.
Können Spesen-Bots unterschiedliche Ausgabenlimits nach Rolle handhaben?
Ja, JoySuites Spesenrichtlinien-Bot kann rollenspezifische und standortspezifische Ausgabenlimits bereitstellen. Er versteht verschiedene Richtlinien für Führungskräfte, Standardmitarbeiter und verschiedene Bürostandorte, um genaue Antworten basierend darauf zu geben, wer fragt.
Welche Spesenfragen stellen Mitarbeiter am häufigsten?
Häufige Fragen umfassen Mahlzeitenlimits für Kundenbewirtung, Beleganforderungen für Ride-Share und Uber, Tagessätze für Reisen, Hotel-Nachtratenlimits und ob bestimmte Artikel wie Home-Office-Ausstattung erstattungsfähig sind.
Wie richte ich einen Spesenrichtlinien-Bot für mein Unternehmen ein?
Laden Sie einfach Ihre Spesenrichtliniendokumente in JoySuites Wissenszentrum hoch. Die KI indexiert Ihre Richtlinien und macht sie durchsuchbar. Setzen Sie den Bot in Slack, Teams oder E-Mail ein, und Mitarbeiter können sofort Fragen stellen.