Abgelaufene Qualifikationen verursachen Compliance-Albträume
"Wir haben festgestellt, dass drei Mitarbeiter abgelaufene Zertifizierungen hatten – während eines Audits. Jetzt versuchen wir hektisch, es zu beheben, der Auditor stellt Fragen, und ich frage mich, was noch durch die Maschen gefallen ist. Unsere Tabellen-Verfolgung funktioniert offensichtlich nicht."
Proaktive Benachrichtigungen, bevor etwas abläuft
Compliance-Ablaufbenachrichtigungen überwacht automatisch alle Ihre Zertifizierungs-, Visa-, Lizenz- und Qualifikationsdaten. Wenn etwas kurz vor dem Ablauf steht, sendet JoySuite eskalierende Erinnerungen an Mitarbeiter und Manager – 30 Tage, 14 Tage, 7 Tage vorher.
Keine manuelle Verfolgung mehr. Keine Audit-Überraschungen mehr. Keine Compliance-Lücken mehr.
Verpassen Sie nie wieder einen Ablauf
Verbinden Sie Ihre Datenquelle
Verknüpfen Sie Ihr HRIS, Compliance-Tracking-System oder Ihre Zertifizierungsdatenbank mit JoySuite. Daten synchronisieren sich täglich, sodass Benachrichtigungen immer auf aktuellen Informationen basieren.
Konfigurieren Sie Benachrichtigungsregeln
Setzen Sie Auslöser: 90 Tage vor Ablauf, 30 Tage, 14 Tage, 7 Tage. Wählen Sie das Timing – Einzelbenachrichtigung oder eskalierende Sequenz. Passen Sie die Nachricht für Ihre Organisation an.
Richten Sie Benachrichtigungen ein
Benachrichtigungen gehen per E-Mail, Slack oder Teams an Mitarbeiter und ihre Manager. Bei Nicht-Reaktion Eskalation an HR.
Überwachen und anpassen
Sehen Sie Benachrichtigungshistorie und Verlängerungsraten. Optimieren Sie Timing und Nachrichten basierend darauf, was Menschen dazu bringt, rechtzeitig zu verlängern.
Entwickelt für Compliance-Seelenfrieden
📅 Eskalierende Sequenzen
Beginnen Sie freundlich bei 30 Tagen, erhöhen Sie die Dringlichkeit bei 14 und 7 Tagen. Letzte Warnung am Ablauftag.
👔 Manager-Eskalation
Wenn ein Mitarbeiter nicht reagiert, wird automatisch sein Manager einbezogen. Kein manuelles Follow-up nötig.
📊 Compliance-Dashboard
Sehen Sie alle anstehenden Abläufe in einer Ansicht. Filtern Sie nach Abteilung, Zertifizierungstyp oder Dringlichkeit.
✅ Verlängerungsbestätigung
Mitarbeiter können Qualifikationen direkt aus der Benachrichtigung als verlängert markieren. Daten synchronisieren sich zurück zu Ihrem Quellsystem.
Verfolgen Sie jeden Qualifikationstyp
Compliance-Ablaufbenachrichtigungen funktioniert mit jeder datumsbasierten Qualifikation:
Zertifizierungen
Erste Hilfe, Arbeitssicherheit, Branchenzertifizierungen
Visa & Arbeitserlaubnisse
Arbeitserlaubnisse, Aufenthaltsgenehmigungen
Lizenzen
Berufslizenzen, Führerscheine
Gesundheit & Sicherheit
Gesundheitszeugnisse, Führungszeugnisse
An Ihre Organisation anpassen
Branchenspezifisch
Gesundheitswesen-Qualifikationen, Bau-Sicherheitszertifikate, Finanzdienstleistungslizenzen – passen Sie Benachrichtigungstiming an die Anforderungen Ihrer Branche an.
Audit-bereite Berichte
Generieren Sie Compliance-Berichte, die alle Qualifikationen, ihren Status und die Benachrichtigungshistorie zeigen. Jederzeit bereit für Auditoren.
Verlängerungs-Links
Fügen Sie direkte Links zu Verlängerungsportalen oder Schulungskursen in jede Benachrichtigung ein. Machen Sie es einfach zu handeln.
Multi-Standort
Unterschiedliche Compliance-Anforderungen für verschiedene Regionen. Benachrichtigungen respektieren standortspezifische Regeln und Zertifizierungen.
Das erhalten Sie
Hier ist eine echte Benachrichtigung von Compliance-Ablaufbenachrichtigungen:
Benachrichtigungs-E-Mail
Betreff: ⚠️ Handlung erforderlich: Erste-Hilfe-Zertifikat läuft in 14 Tagen ab
Hallo Sarah,
Ihr Erste-Hilfe-Zertifikat läuft am 15. Februar 2025 ab — das sind noch 14 Tage.
Was Sie tun müssen:
- Schließen Sie Ihren Auffrischungskurs vor dem Ablaufdatum ab
- Laden Sie Ihr neues Zertifikat im HR-Portal hoch
- Klicken Sie unten auf "Ich habe verlängert", sobald abgeschlossen
Schnelllinks:
- 📚 Auffrischungskurs buchen
- 📤 Neues Zertifikat hochladen
- ✅ Als verlängert markieren
Wenn Sie nicht handeln, wird Ihr Vorgesetzter (Michael Chen) in 7 Tagen benachrichtigt.
Dies ist eine automatische Compliance-Benachrichtigung von JoySuite.
Für wen ist dies gedacht
HR-Compliance-Manager
Fachleute, die dafür verantwortlich sind, dass alle Mitarbeiterqualifikationen aktuell und audit-bereit bleiben.
Ausländerrecht-Spezialisten
HR-Mitarbeiter, die Arbeitserlaubnisverlängerungen verwalten und proaktive Benachrichtigungen vor Visa-Ablauf benötigen.
Arbeitssicherheitsbeauftragte
Fachleute, die Sicherheitszertifizierungen wie Erste Hilfe, Arbeitssicherheit und Gerätebedienerqualifikationen verfolgen.
Gesundheitswesen-Qualifikations-Koordinatoren
Mitarbeiter, die für die Aufrechterhaltung aktueller Qualifikationen für klinisches und Gesundheitspersonal verantwortlich sind.
Häufig gestellte Fragen
Wie verhindere ich, dass Zertifizierungen unbemerkt ablaufen?
JoySuite überwacht automatisch alle Qualifikationsablaufdaten und sendet eskalierende Benachrichtigungen bei 30, 14 und 7 Tagen vor Ablauf. Wenn Mitarbeiter nicht reagieren, werden ihre Manager automatisch benachrichtigt. Keine manuelle Verfolgung erforderlich.
Welche Arten von Qualifikationen kann ich mit Ablaufbenachrichtigungen verfolgen?
Verfolgen Sie jede datumsbasierte Qualifikation: Berufszertifizierungen (Erste Hilfe, Arbeitssicherheit), Arbeitserlaubnisse, Lizenzen (beruflich, Führerschein), Gesundheitszeugnisse, Führungszeugniserneuerungen und benutzerdefinierte Qualifikationstypen.
Wie funktionieren eskalierende Ablaufbenachrichtigungen?
Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungssequenz: freundliche Erinnerung bei 30 Tagen, erhöhte Dringlichkeit bei 14 Tagen, letzte Warnung bei 7 Tagen. Wenn der Mitarbeiter nicht handelt, wird sein Manager automatisch benachrichtigt. Passen Sie Timing und Nachrichten für Ihre Organisation an.
Können Mitarbeiter Verlängerungen direkt aus der Benachrichtigung bestätigen?
Ja. Jede Benachrichtigung enthält einen Link, mit dem Mitarbeiter Qualifikationen als verlängert markieren können. Sie können auch neue Zertifikate direkt hochladen. Daten synchronisieren sich automatisch zurück zu Ihrem HRIS oder Compliance-System.
Wie generiere ich Compliance-Berichte zum Qualifikationsstatus?
Das Compliance-Dashboard zeigt alle Qualifikationen, ihren Ablaufstatus und die Benachrichtigungshistorie. Generieren Sie audit-bereite Berichte mit einem Klick, gefiltert nach Abteilung, Zertifizierungstyp oder Datumsbereich.