Wichtige Erkenntnisse
- Die Kosten einer Fehlbesetzung übersteigen oft 200 % des Mitarbeitergehalts, wenn man verlorene Produktivität, Teamstörungen und Opportunitätskosten berücksichtigt.
- Viele sogenannte "Einstellungsfehler" sind jedoch in Wirklichkeit Onboarding-Fehler, bei denen Mitarbeitern klare Erwartungen oder zugängliche Informationen fehlten.
- Investitionen in rollenspezifische Schulung und die Befähigung von Führungskräften können diese "falsch Negativen" zurückgewinnen und die Fluktuationskosten erheblich senken.
Jeder weiß, dass Fehlbesetzungen teuer sind. Die gängige Schätzung – 30 % des Erstjahresgehalts – wird in jedem HR-Artikel und jeder Konferenzpräsentation zitiert. Das klingt schlimm genug.
Die tatsächlichen Kosten sind in der Regel noch schlimmer.
Und hier ist der Teil, der nicht genug Beachtung findet: Ein erheblicher Teil der als "Fehlbesetzungen" bezeichneten Personen sind gar keine echten Einstellungsfehler. Es sind Onboarding-Fehler, Schulungsfehler oder Führungsfehler. Die Person war fähig. Das System hat sie im Stich gelassen.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie verändert, was man dagegen unternimmt.
Das unsichtbare Preisschild
Die 30-%-Schätzung deckt typischerweise direkte Kosten ab: Rekrutierungsgebühren, Stellenanzeigen, Interviewzeit und Abfindungen. Aber die tatsächlichen Kosten einer Fehlbesetzung umfassen eine lange Liste indirekter Kosten, die selten in die Berechnung einfließen.
- Verlorene Produktivität während der Einarbeitungszeit. Jeder neue Mitarbeiter braucht Zeit, um produktiv zu werden. Wenn er früh geht, haben Sie Monate an reduzierter Leistung investiert, ohne Ertrag. Dann fangen Sie mit der nächsten Person von vorne an und verdoppeln die Einarbeitungskosten.
- Die Produktivitätssteuer für das Team. Wenn jemand nicht funktioniert, kompensiert der Rest des Teams. Sie übernehmen Arbeit, machen Dinge neu und verbringen Zeit damit, das Problem zu umgehen. Diese unsichtbare Steuer auf die Teamleistung hält noch lange an, nachdem die Person gegangen ist, während sich das Team von der Störung erholt.
- Zeit und Energie der Führungskraft. Führungskräfte verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit Mitarbeitern, die Schwierigkeiten haben – Coaching, Dokumentation, schwierige Gespräche, Erstellung von Leistungsverbesserungsplänen. Das ist Zeit, die nicht für den Rest des Teams oder strategische Arbeit aufgewendet wird.
- Opportunitätskosten. Jede Stelle, die mit der falschen Person besetzt ist, ist eine Stelle, die nicht mit der richtigen besetzt ist. Die Projekte, die nicht gestartet wurden, die Kunden, die nicht richtig betreut wurden, die Innovationen, die nicht stattfanden – das sind reale Kosten, die nie in einer Tabelle erscheinen.
- Teammoral und Vertrauen. Wenn eine Neueinstellung scheitert, beeinträchtigt das das Vertrauen des Teams in die Führung. "Warum haben sie diese Person eingestellt?" "Wissen sie, was sie tun?" Wenn es wiederholt passiert, untergräbt es das Vertrauen in die Urteilsfähigkeit der Organisation und erschwert die Bindung guter Mitarbeiter.
- Wissens- und Beziehungsverlust. Selbst ein Mitarbeiter mit kurzer Betriebszugehörigkeit baut Beziehungen auf und sammelt Kontext an. Wenn er geht, ist das weg. Sein Nachfolger startet bei null – und die Personen, die informell Wissen teilten, müssen alles von vorne machen.
Wenn Sie all dies zusammenrechnen, erreichen die wahren Kosten einer Fehlbesetzung für einen Mitarbeiter auf mittlerer Ebene oft 150 % bis 200 % seines Jahresgehalts. Für Führungspositionen kann es deutlich höher sein.
Der versteckte Multiplikator: Direkte Ersatzkosten sind nur der Anfang. Verlorene Produktivität, Teamstörungen und Opportunitätskosten verdreifachen oft die sichtbaren Ausgaben einer gescheiterten Einstellung.
Diagnose des Scheiterns
Hier wird es interessant. Wenn jemand nicht funktioniert, ist die Standardannahme, dass der Einstellungsprozess versagt hat. Wir haben die falsche Person ausgewählt. Der Lebenslauf sah gut aus, die Interviews verliefen gut, aber sie passten einfach nicht.
Manchmal stimmt das. Aber oft, wenn man genau hinschaut, was tatsächlich schiefgelaufen ist, ist das Bild differenzierter.
Stellen Sie sich diese Fragen zu einer kürzlichen Fehlbesetzung:
- Haben sie klar verstanden, was in den ersten 90 Tagen von ihnen erwartet wurde?
- Hatten sie Zugang zu den Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchten?
- Hat ihre Führungskraft regelmäßiges Feedback und Unterstützung gegeben?
- Wurden sie in den spezifischen Tools, Prozessen und Systemen Ihrer Organisation geschult?
- Haben sie die ungeschriebenen Normen und Erwartungen Ihrer Kultur verstanden?
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen "nein" oder "wahrscheinlich nicht" lautet, hatten Sie möglicherweise keinen Einstellungsfehler. Sie hatten einen Onboarding-Fehler. Die Person hatte die Fähigkeiten und das Potenzial. Sie hat nur nicht bekommen, was sie zum Erfolg brauchte.
Das sind falsch Negative – Menschen, die Sie als Fehlbesetzungen abgestempelt haben, die aber in Wirklichkeit gute Einstellungen in einem schlechten System waren.
Die unbequeme Wahrheit: Viele Organisationen haben eine Drehtür, nicht weil sie keine guten Leute finden können, sondern weil sie sie nicht erfolgreich integrieren können. Dem Einstellungsprozess wird die Schuld für ein Problem gegeben, das eigentlich ein Onboarding- und Schulungsproblem ist.
Bessere Schulung ist einer der wirkungsvollsten Hebel
Man kann sich nicht aus einer echten Fehlbesetzung herausschulen. Wenn jemandem die grundlegenden Fähigkeiten oder die Eignung für die Rolle fehlen, wird kein Onboarding das ändern.
Aber für den erheblichen Prozentsatz früher Abgänge, die auf Verwirrung, mangelnde Unterstützung oder unzureichende Vorbereitung zurückzuführen sind, ist bessere Schulung eine der kosteneffektivsten verfügbaren Maßnahmen.
So sieht das in der Praxis aus:
1. Rollenspezifische Schulung, nicht generische Orientierung
Die meisten Onboarding-Programme verbringen zu viel Zeit mit Unternehmensgeschichte und Organigrammen und nicht genug Zeit damit, "hier ist genau, wie Sie Ihren Job hier machen." Ein neuer Mitarbeiter, der fünf Jahre lang dieselbe Funktion in einem anderen Unternehmen ausgeübt hat, muss trotzdem lernen, wie die Dinge in Ihrer Organisation funktionieren. Die Tools sind andere. Die Prozesse sind andere. Die Erwartungen sind andere.
Rollenspezifische Schulung, die Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe, Systeme und Standards abdeckt, macht Menschen schneller produktiv – und reduziert die Frustration, die zu frühen Abgängen führt.
2. Zugängliche Informationen, nicht Informationsüberflutung
Neue Mitarbeiter werden in ihrer ersten Woche typischerweise mit Informationen überflutet und dann sich selbst überlassen. Der Feuerwehrschlauch-Ansatz bedeutet, dass sie sehr wenig behalten und keine Möglichkeit haben, Versäumtes nachzuholen.
Ein besserer Ansatz: Informationen bei Bedarf verfügbar machen. Anstatt alles vorzuladen, geben Sie neuen Mitarbeitern eine Möglichkeit, Antworten zu finden, wenn sie sie tatsächlich brauchen. Wenn sie zum ersten Mal eine Spesenabrechnung erstellen, brauchen sie die Anweisungen zur Spesenabrechnung – nicht während einer Übersicht am ersten Tag, die sie bereits vergessen haben.
3. Befähigung von Führungskräften
Führungskräfte sind der wichtigste Einzelfaktor dafür, ob ein neuer Mitarbeiter erfolgreich ist oder scheitert. Aber die meisten Führungskräfte erhalten wenig bis gar keine Schulung darin, wie man jemanden effektiv einarbeitet. Sie improvisieren und greifen auf ihre eigene Erfahrung zurück oder werfen den neuen Mitarbeiter einfach ins kalte Wasser.
Führungskräfte mit einem klaren Onboarding-Leitfaden auszustatten – was in der ersten Woche zu behandeln ist, wann nachzufassen ist, wie 30-60-90-Tage-Erwartungen zu setzen sind – verbessert die Ergebnisse neuer Mitarbeiter dramatisch. Es ist nicht kompliziert. Es muss nur bewusst geschehen.
4. Überprüfung, nicht nur Exposition
Traditionelles Onboarding behandelt Schulung als Checkliste: Video ansehen, Handbuch lesen, Bestätigung unterschreiben. Die Absolvierung wird verfolgt, aber das Verständnis nicht.
Schulung, die Fehlbesetzungen tatsächlich reduziert, beinhaltet Überprüfung – die Bestätigung, dass der neue Mitarbeiter das Material verstanden hat, nicht nur, dass er ihm ausgesetzt war. Kurze Tests, szenariobasierte Fragen und praktische Übungen schließen die Lücke zwischen "es wurde ihnen gesagt" und "sie wissen es tatsächlich." Dies ähnelt dem Ansatz, statische Dokumentation in nutzbare Ressourcen umzuwandeln, auf die Menschen zugreifen und von denen sie lernen können.
Der ROI der Mitarbeiterbindung
Hier ist die Rechnung, die das überzeugend macht. Wenn eine Fehlbesetzung auf mittlerer Ebene 150.000 $ kostet (voll belastet) und bessere Schulung auch nur zwei oder drei unnötige Abgänge pro Jahr verhindert, ist die Rendite erheblich.
Aber der ROI ist nicht nur finanziell. Teams, die ihre Mitglieder halten, bauen tiefere Expertise, stärkere Beziehungen und mehr institutionelles Wissen im Laufe der Zeit auf. Sie sind produktiver, kooperativer und widerstandsfähiger. Der Zinseszinseffekt der Mitarbeiterbindung ist eines der am meisten unterschätzten Vermögenswerte in jeder Organisation.
Nicht jede Fehlbesetzung ist vermeidbar. Manche Menschen sind nicht die Richtigen für die Rolle, und kein Ausmaß an Schulung ändert das. Aber die Organisationen, die in effektives Onboarding und Schulung investieren, stellen fest, dass ihre "Fehlbesetzungsrate" deutlich sinkt – nicht weil sie besser im Einstellen geworden sind, sondern weil sie besser darin geworden sind, Menschen auf Erfolg vorzubereiten.
Die günstigste Einstellung ist die, die Sie bereits gemacht haben. Diese Investition durch angemessene Schulung zu schützen, ist nicht nur gute Personalarbeit – es ist gutes Geschäft.
JoySuite hilft neuen Mitarbeitern, erfolgreich zu sein, indem es Informationen ab dem ersten Tag zugänglich macht. Fragen werden sofort beantwortet. Schulungen überprüfen das Verständnis, nicht nur die Exposition. Die Lücke zwischen "eingestellt" und "produktiv" wird kürzer – und weniger gute Einstellungen werden zu Fehlbesetzungen.
