Wichtige Erkenntnisse
- Viele Zeitprobleme von Führungskräften werden nicht durch effizienteres Arbeiten gelöst – sie werden gelöst, indem man sich aus Arbeitsabläufen entfernt, die einen nicht brauchen
- Prüfen Sie, wo Sie ein Engpass sind: Genehmigungen, Entscheidungen, Informationsanfragen und Aufgabenabhängigkeiten
- Bauen Sie Systeme auf, die Ihrem Team ermöglichen, ohne Warten voranzukommen: klare Richtlinien, zugängliche Informationen und angemessene Befugnisse
- Das Ziel ist nicht, Verantwortung abzugeben – es ist, Ihre Beteiligung für das zu reservieren, wo sie tatsächlich Wert schafft
Ihr Kalender ist voll. Ihr Posteingang quillt über. Ihr Team wartet auf Sie – für Genehmigungen, Antworten, Entscheidungen. Sie arbeiten härter als je zuvor und fallen trotzdem zurück.
Das Problem ist nicht, dass Sie ein besseres Zeitmanagement brauchen. Das Problem ist, dass Sie zum Engpass geworden sind.
Wenn alles über Sie läuft, läuft nichts schnell. Ihr Kalender füllt sich mit den Abhängigkeiten anderer. Ihre Kapazität begrenzt die Kapazität Ihres Teams. Sie werden zum limitierenden Faktor dessen, was Ihre Organisation erreichen kann.
Wie Führungskräfte zu Engpässen werden
Es passiert normalerweise schrittweise, mit guten Absichten.
Sie wollen informiert bleiben, also bitten Sie darum, bei E-Mails in Kopie gesetzt zu werden. Sie wollen Qualität aufrechterhalten, also überprüfen Sie alles. Sie wollen hilfreich sein, also werden Sie die Person, die Fragen beantwortet.
Jede einzelne Entscheidung macht Sinn. In der Summe schaffen sie ein System, in dem nichts ohne Sie läuft.
Die Symptome sind bekannt: ein Team, das nicht vorankommt, wenn Sie in aufeinanderfolgenden Meetings sind. Ein Posteingang voller Dinge, die auf Ihre Antwort warten. Eine wachsende Warteschlange von Genehmigungen. Das Gefühl, dass Sie das Einzige sind, das zwischen der Arbeit und ihrer Fertigstellung steht.
Prüfen Sie Ihre Engpass-Punkte
Beginnen Sie damit zu verstehen, wo Sie den Fluss tatsächlich einschränken. Häufige Engpass-Typen:
Genehmigungsengpässe: Entscheidungen, die Ihre Freigabe erfordern, bevor die Arbeit fortgesetzt werden kann. Einige Genehmigungen sind notwendig; viele sind nur Gewohnheit.
Informationsengpässe: Fragen, die nur Sie beantworten können. Wenn Sie die einzige Person sind, die etwas weiß, muss jeder auf Sie warten.
Entscheidungsengpässe: Entscheidungen, die standardmäßig bei Ihnen landen, obwohl sie von anderen mit entsprechender Anleitung getroffen werden könnten.
Aufgabenengpässe: Arbeit, die nur Sie erledigen können, wodurch Abhängigkeiten entstehen, die andere Arbeit blockieren.
Verfolgen Sie eine Woche lang jedes Mal, wenn jemand auf Sie wartet. Worauf warten sie? Hätten sie ohne Sie vorankommen können? Was müsste gegeben sein, damit das möglich wäre?
Bauen Sie Systeme auf, die Sie nicht brauchen
Die Lösung ist nicht, schneller zu arbeiten. Es ist zu ändern, was Ihre Beteiligung erfordert.
Für Genehmigungen: Erhöhen Sie die Schwellenwerte. Vielleicht müssen Sie nicht jede Ausgabe unter 500 € genehmigen. Vielleicht können bestimmte Arten von Entscheidungen ohne Sie getroffen werden. Vertrauen Sie Ihrem Team mehr Befugnisse an, und Sie werden weniger Zeit mit Routinegenehmigungen verbringen.
Für Informationen: Dokumentieren Sie, was Sie wissen. Wenn Leute Ihnen immer wieder die gleichen Fragen stellen, sollte die Antwort irgendwo zugänglich sein. Machen Sie Informationen auffindbar, damit die Leute nicht Sie finden müssen.
Für Entscheidungen: Stellen Sie Rahmenwerke bereit. Wenn die Leute die Kriterien kennen würden, die Sie für bestimmte Entscheidungen verwenden, könnten sie diese oft selbst treffen. Teilen Sie Ihre Denkweise, damit andere sie anwenden können.
Für Aufgaben: Delegieren Sie bewusst. Identifizieren Sie Aufgaben, die heute nur Sie erledigen können, die aber andere lernen könnten. Investieren Sie in den Aufbau von Fähigkeiten, damit Ihre einzigartige Arbeit mit der Zeit abnimmt.
Die kurzfristigen Kosten langfristiger Freiheit
Sich als Engpass zu entfernen erfordert eine Vorabinvestition.
Dokumentation zu schreiben kostet Zeit. Jemandem beizubringen, Entscheidungen zu treffen, kostet Zeit. Arbeit zu delegieren und Menschen während der Lernkurve zu unterstützen, kostet Zeit.
Das fühlt sich kontraproduktiv an, wenn Sie bereits überlastet sind. Sie haben keine Zeit, in Systeme zu investieren, weil Sie zu beschäftigt damit sind, der Engpass zu sein. Aber genau deshalb ist die Investition notwendig. Ohne sie werden Sie für immer feststecken.
Blocken Sie Zeit für diese Arbeit. Behandeln Sie sie als wesentlich, nicht als optional. Die Stunde, die Sie damit verbringen, einen Prozess zu dokumentieren, spart viele Stunden des Beantwortens der gleichen Fragen.
Was Sie wirklich braucht
Nicht alles ist ein Engpass, den es zu beseitigen gilt. Einige Dinge brauchen wirklich Ihre Beteiligung.
Strategische Entscheidungen, die die Richtung vorgeben. Personalangelegenheiten, die Urteilsvermögen und Autorität erfordern. Arbeit, die wirklich Ihre spezifische Expertise erfordert. Coaching- und Entwicklungsgespräche. Hier schaffen Sie Wert.
Das Ziel ist nicht, sich vollständig zu entfernen. Es ist, sich aus allem zu entfernen, was Sie nicht braucht, damit Sie Kapazität für das haben, was Sie braucht.
Fragen Sie sich: Was würde passieren, wenn ich eine Woche krank wäre? Was würde komplett stoppen? Dort sind Sie am meisten Engpass. Fragen Sie sich nun: Braucht diese Arbeit mich wirklich, oder habe ich einfach keine Alternativen aufgebaut?
Schützen Sie Ihre Kapazität
Wenn Sie sich aus Engpässen entfernen, schützen Sie die Kapazität, die Sie schaffen.
Es ist einfach, freigewordene Zeit mit neuen Abhängigkeiten zu füllen. Jemand möchte Sie zu einem Meeting hinzufügen. Jemand fragt, ob Sie etwas überprüfen können. Das Engpass-Muster setzt sich wieder durch.
Seien Sie bewusst bei dem, was Sie übernehmen. Fragen Sie, ob Ihre Beteiligung wirklich notwendig ist. Sagen Sie standardmäßig nein, wenn möglich, ja, wenn wertvoll.
Vertrauen Sie Ihrem Team
Letztendlich geht es beim Engpass-Sein oft um Vertrauen – oder dessen Fehlen. Sie bleiben involviert, weil Sie nicht sicher sind, dass die Dinge ohne Sie gut laufen werden.
Bauen Sie dieses Vertrauen durch klare Erwartungen, angemessene Unterstützung und Toleranz für Unvollkommenheit auf. Ihr Team wird gelegentlich Entscheidungen treffen, die Sie nicht getroffen hätten. Das ist in Ordnung. Die Kosten dieser gelegentlichen Fehlausrichtung sind normalerweise geringer als die Kosten, wenn alles auf Sie wartet.
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