Wichtige Erkenntnisse
- Die Migration von Unternehmenswissen bedeutet nicht nur Dateien zu verschieben – es geht um Kuratierung und Auffindbarkeit.
- Das konsequente Bereinigen veralteter Inhalte ("Ballast") verhindert, dass Sie Probleme in ein neues System migrieren.
- Die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jeden Inhalt stellt sicher, dass nach der Migration nichts veraltet.
- Organisation für Suche und Abruf – nicht Ordnerstruktur – macht Inhalte tatsächlich nutzbar.
- Eine gut organisierte Wissensdatenbank ist von Natur aus KI-fähig und ermöglicht es Mitarbeitern, Fragen zu stellen und echte Antworten zu erhalten.
Sie wissen, dass der Zustand Ihrer Dokumente ein Problem ist. Jeder weiß es.
Dateien in SharePoint. Dateien in Google Drive. Dateien auf dem alten gemeinsamen Laufwerk, das seit drei Jahren niemand mehr angerührt hat, aber niemand löschen will. Wikis mit veralteten Inhalten. Notion-Seiten, die ein einziges Team nutzt. Confluence-Spaces von vor der Umstrukturierung. PDFs in E-Mail-Anhängen, die es nie an einen dauerhaften Ort geschafft haben.
Das Wissen existiert. Es ist nur über ein Dutzend Systeme verstreut, in hundert Formaten, gepflegt von niemandem im Besonderen. Und jedes Mal, wenn jemand Neues ins Unternehmen kommt, erlebt er das Chaos aus erster Hand: herumfragen, erfolglos suchen und schließlich einen Kollegen unterbrechen, der "einfach weiß, wo die Dinge sind."
Irgendwann sagt jemand: Wir müssen alles an einem Ort zusammenführen.
Das stimmt. Aber "alles in das neue System verschieben" ist der Punkt, an dem die meisten Migrationen scheitern. Denn ein Durcheinander von fünf Orten an einen Ort zu verschieben, gibt Ihnen nur ein Durcheinander an einem Ort.
So machen Sie es richtig.
Schritt 1: Die ehrliche Bestandsaufnahme
Bevor Sie irgendetwas migrieren, müssen Sie wissen, was Sie tatsächlich haben. Das klingt offensichtlich, aber die meisten Organisationen überspringen diesen Schritt, weil er mühsam ist. Überspringen Sie ihn nicht.
Erstellen Sie eine einfache Tabelle. Dokumentieren Sie für jede Wissensquelle (SharePoint, Drive, Wiki usw.):
- Was vorhanden ist: Arten von Inhalten (Richtlinien, Verfahren, Anleitungen, Vorlagen, Besprechungsnotizen, Projektdokumente)
- Wie viel: Ungefähres Volumen (Hunderte von Dateien? Tausende?)
- Wie alt: Wann wurde es zuletzt sinnvoll aktualisiert?
- Wer ist verantwortlich: Gibt es eine Person oder ein Team, das zuständig ist?
- Wer nutzt es: Greift tatsächlich jemand auf diese Inhalte zu?
Diese Bestandsaufnahme wird ernüchternd sein. Sie werden feststellen, dass 60–80 % Ihrer Inhalte veraltet, redundant oder verwaist sind. Das ist normal. Das ist der Sinn der Bestandsaufnahme – das Problem klar zu sehen, bevor Sie versuchen, es zu lösen.
Schritt 2: Die konsequente Bereinigung
Warnung: Hier scheitern die meisten Migrationen. Menschen zögern, irgendetwas zu löschen, weil "jemand es vielleicht braucht." Dieser Instinkt, obwohl verständlich, hat das Chaos überhaupt erst verursacht.
Legen Sie klare Kriterien fest, was bereinigt wird:
- Seit 2+ Jahren nicht aktualisiert und keine grundlegende Richtlinie? Archivieren oder löschen.
- Doppelte Versionen ohne klare "einzige Wahrheitsquelle"? Eine behalten, den Rest löschen.
- Besprechungsnotizen und Projektdokumente von abgeschlossenen Projekten? Archivieren.
- Inhalte, für die niemand Verantwortung übernimmt? Kennzeichnen. Wenn sich innerhalb von 30 Tagen niemand meldet, archivieren.
Archivieren bedeutet nicht Migrieren. Es bedeutet, Inhalte in einen kalten Speicher zu legen, wo sie Ihr neues System nicht überladen, aber bei echtem Bedarf abgerufen werden können. Die meisten archivierten Inhalte werden nie wieder angerührt, und das ist in Ordnung.
Schritt 3: Priorisieren Sie hochwertige Inhalte
Nicht alle verbleibenden Inhalte sind gleich wichtig. Priorisieren Sie, was zuerst migriert wird, basierend auf der Wirkung:
Stufe 1 – Sofort migrieren: Onboarding-Materialien, Kernprozesse, Produktdokumentation, Compliance- und Richtliniendokumente, kundenorientiertes Wissen.
Stufe 2 – Bald migrieren: Abteilungsspezifische Verfahren, Vorlagen, Arbeitshilfen und Nachschlagewerke, Schulungsmaterialien.
Stufe 3 – Migrieren, wenn Zeit vorhanden: Historische Projektdokumentation, archivierte Kommunikation, Referenzmaterialien, die "schön zu haben" sind.
Tipp: Beginnen Sie mit Stufe 1. Machen Sie es richtig. Lassen Sie die Leute es nutzen und Feedback geben. Dann gehen Sie zu Stufe 2 über. Dieser iterative Ansatz verhindert die "Big-Bang"-Migration, die alle überfordert und typischerweise scheitert.
Schritt 4: Organisieren Sie für den Abruf, nicht für die Ablage
Dies ist der wichtigste Schritt und derjenige, den die meisten Organisationen falsch machen. Traditionelle Dateiorganisation spiegelt wider, wie Menschen Inhalte erstellen: nach Abteilung, nach Projekt, nach Datum. Aber so finden Menschen Inhalte nicht.
Niemand denkt: "Ich brauche die Q3-2024-Version des Verfahrens, das im Operations-Ordner unter dem Unterordner Prozessdokumentation liegt." Sie denken: "Wie bearbeite ich eine Kundenrückerstattung?"
Organisieren Sie Ihre migrierten Inhalte nach:
- Themen und Aufgaben, nicht Abteilungen
- Fragen, die Menschen stellen, nicht Dokumenttiteln
- Arbeitsabläufe und Prozesse, nicht Organigramm-Hierarchien
Die KI-fähige Struktur
Wenn Sie planen, KI auf Ihre Wissensdatenbank aufzusetzen – und das sollten Sie – ist die Struktur noch wichtiger. KI-Retrieval funktioniert am besten, wenn:
- Jedes Dokument ein klares Thema behandelt
- Inhalte beschreibende Titel und Überschriften haben, nicht "Dokument_v3_final_ENDGÜLTIG"
- Informationen in klarer Sprache geschrieben sind, nicht in fachjargonlastiger Kurzform
- Metadaten (Tags, Kategorien, Beschreibungen) konsistent und genau sind
Stellen Sie sich das so vor: Wenn ein neuer Mitarbeiter ein Dokument nicht innerhalb von 60 Sekunden finden und verstehen könnte, ist es nicht gut genug organisiert – weder für Menschen noch für KI.
Schritt 5: Verantwortung zuweisen (oder nicht migrieren)
Warnung: Inhalte ohne Verantwortlichen sind Inhalte, die veralten werden. Wenn Sie sie ohne Verantwortungszuweisung migrieren, schaffen Sie nur das gleiche Problem in einem neuen System.
Jeder migrierte Inhalt benötigt:
- Einen Verantwortlichen: Eine bestimmte Person (kein Team, keine Abteilung – eine Person), die dafür zuständig ist, den Inhalt aktuell zu halten
- Einen Überprüfungsrhythmus: Vierteljährlich für sich schnell ändernde Inhalte, jährlich für stabile Richtlinien
- Kriterien für die Aussonderung: Unter welchen Bedingungen sollte dieser Inhalt archiviert oder außer Betrieb genommen werden?
Wenn Sie keinen Verantwortlichen für einen Inhalt identifizieren können, migrieren Sie ihn nicht. Legen Sie ihn ins Archiv. Wenn ihn jemand später braucht, wird er ihn hervorbringen – und diese Person wird zum Verantwortlichen.
Schritt 6: Wählen Sie Ihre Migrationsmethode
Nicht alle Inhalte werden auf die gleiche Weise migriert. Hier sind vier Ansätze, grob geordnet von meistem zu geringstem Aufwand:
- Umschreiben und umstrukturieren: Am besten geeignet für hochwertige, viel genutzte Inhalte, die schlecht geschrieben oder organisiert sind. Erfordert den meisten Zeitaufwand, liefert aber die besten Ergebnisse.
- Bearbeiten und importieren: Der Inhalt ist grundsätzlich solide, braucht aber eine Überarbeitung – aktualisierte Formatierung, entfernter Fachjargon, hinzugefügte Metadaten. Gut für Stufe-1- und Stufe-2-Inhalte.
- Massenimport mit Tagging: Der Inhalt ist bereits gut geschrieben und muss nur in das neue System verschoben und getaggt werden. Selten, aber es kommt vor.
- Verknüpfen und referenzieren: Einige Inhalte (wie regulatorische Dokumente oder Herstellerspezifikationen) müssen nicht in Ihrer Wissensdatenbank leben. Verknüpfen Sie einfach zur maßgeblichen Quelle.
Die meisten Organisationen werden eine Mischung aller vier Methoden verwenden. Der Fehler besteht darin, alles als Massenimport zu behandeln, wenn die meisten Inhalte zumindest etwas Bearbeitung benötigen.
Schritt 7: Auffindbarkeit testen
Bevor Sie die Migration für abgeschlossen erklären, testen Sie, ob die Leute tatsächlich finden, was sie brauchen. Nehmen Sie fünf Mitarbeiter, die nicht an der Migration beteiligt waren. Geben Sie ihnen zehn echte Fragen, die sie in ihrem Arbeitsalltag beantworten müssten. Beobachten Sie, wie sie suchen.
Wenn sie die Antwort nicht innerhalb von ein oder zwei Minuten finden, ist Ihre Organisation noch nicht fertig. Es spielt keine Rolle, wie sauber das Backend organisiert ist – wenn die Nutzererfahrung lautet "Ich kann immer noch nichts finden", ist die Migration gescheitert.
Tipp: Testen Sie mit neuen Mitarbeitern oder abteilungsübergreifenden Kollegen, denen der Kontext fehlt. Wenn sie Antworten finden, kann es jeder. Wenn nicht, brauchen Ihre Inhalte bessere Titel, Tags oder Struktur.
Schritt 8: Den Übergang managen
Die technische Migration ist die halbe Miete. Die menschliche Migration ist die andere Hälfte. Menschen haben Gewohnheiten. Sie werden weiterhin die alten Systeme nutzen, wenn Sie den Übergang nicht aktiv steuern.
- Legen Sie einen festen Abschalttermin für das alte System fest. Kommunizieren Sie ihn früh und oft.
- Leiten Sie weiter, statt nur anzukündigen. Wenn jemand fragt "Wo ist die Rückerstattungsrichtlinie?", sagen Sie nicht einfach "Im neuen System." Schicken Sie den direkten Link.
- Machen Sie das neue System zum Weg des geringsten Widerstands. Wenn es einfacher ist, Dinge im neuen System zu finden, werden die Leute es nutzen. Wenn nicht, werden sie es nicht tun – egal wie viele E-Mails Sie versenden.
- Feiern Sie kleine Erfolge. Wenn jemand im neuen System schnell etwas findet, das vorher 20 Minuten gedauert hätte, teilen Sie diese Geschichte.
Der Mythos vom "Fertig"
Die Wissensmigration ist nie wirklich abgeschlossen. Inhalte ändern sich. Menschen gehen. Neue Prozesse entstehen. Der Unterschied zwischen einer lebendigen Wissensdatenbank und einem digitalen Friedhof ist die laufende Pflege – das Verantwortungsmodell und die Überprüfungsrhythmen, die Sie in Schritt 5 etabliert haben.
Bauen Sie die Gewohnheit der kontinuierlichen Kuratierung in den Arbeitsablauf Ihres Teams ein. Ein wenig Pflege jede Woche verhindert ein weiteres massives Migrationsprojekt in drei Jahren.
Noch eine Sache: KI
Wenn Sie die oben beschriebene Arbeit geleistet haben – geprüft, bereinigt, organisiert, getaggt und Verantwortlichkeiten zugewiesen – haben Sie auch 90 % der Arbeit erledigt, die nötig ist, um Ihre Wissensdatenbank KI-fähig zu machen. Eine gut strukturierte Wissensdatenbank ist genau das, was KI braucht, um genaue, kontextbezogene Antworten auf Mitarbeiterfragen zu liefern. Dies ist das Versprechen des KI-Wissensassistenten.
Anstatt Ordner zu durchsuchen oder Kollegen zu fragen, können Mitarbeiter einfach eine Frage stellen und eine Antwort erhalten, die aus dem tatsächlichen, kuratierten Wissen Ihrer Organisation stammt.
JoySuite kann das Ziel Ihrer Migration sein – oder die KI-Schicht auf dem System, in dem Ihre Inhalte letztendlich landen. Mitarbeiter stellen Fragen, Joy findet Antworten in Ihren Dokumenten. Die Arbeit, die Sie in die Organisation Ihres Wissens investiert haben, wird sofort zugänglich.
