Wichtige Erkenntnisse
- Effektive Gesprachsvorbereitung erfordert keine dreissig Minuten hektischer Recherche - sie erfordert ein wiederholbares System
- Konzentrieren Sie sich auf drei Kernfragen: Wo waren wir stehengeblieben? Was ist der Kontext? Was ist das Ziel fur dieses Gesprach?
- Die Reibung liegt im Finden von Informationen, nicht im Verstehen - KI kann verstreute Daten in Sekunden synthetisieren
- Zwei Minuten Post-Call-Notizen sparen zwanzig Minuten Pre-Call-Suche beim nachsten Mal
Sie haben in zehn Minuten ein Gesprach. Sie offnen das CRM, um sich zu erinnern, mit wem Sie sprechen. Die Notizen vom letzten Mal sind durftig - oder von jemand anderem geschrieben, sodass sie nicht ganz Sinn ergeben. Sie konnen sich nicht erinnern, was besprochen wurde oder was die nachsten Schritte sein sollten.
Sie offnen LinkedIn, uberfliegen das Profil, klicken durch zur Firmenwebsite und versuchen zusammenzusetzen, was wichtig ist. Jetzt haben Sie drei Minuten. Sie gehen unvorbereitet rein, und Sie wissen es.
Das passiert standig. Vertriebsmitarbeiter haben Gesprache direkt hintereinander, und die Vorbereitung, die vor jedem passieren sollte, wird in vorhandene Lucken gequetscht. Das Ergebnis ist entweder hastige Vorbereitung oder - haufiger - Gesprache ohne den benotigten Kontext, um sie produktiv zu machen.
Grundliche Vorbereitung und schnelle Vorbereitung schliessen sich nicht gegenseitig aus. Das Problem ist meist nicht Zeitmangel. Es ist Systemmangel.
Das Ziel der Gesprachsvorbereitung ist nicht, alles zu wissen
Sie mussen nicht die gesamte Unternehmensgeschichte auswendig lernen oder jeden Blogbeitrag lesen, den sie veroffentlicht haben. Sie mussen genug wissen, um ein relevantes, informiertes Gesprach zu fuhren.
Das bedeutet, ein paar Schlusselfragen zu beantworten:
- Wo waren wir stehengeblieben? Was ist im letzten Gesprach passiert? Was haben sie gesagt, was ihnen wichtig ist? Was haben Sie zugesagt?
- Was ist der Kontext? Wer ist diese Person? Was ist ihre Rolle? Bei welcher Firma sind sie, und was macht diese Firma? In welcher Phase ist dieser Deal?
- Was ist das Ziel fur dieses Gesprach? Was versuchen Sie zu erreichen? Zu welchem nachsten Schritt wollen Sie hinarbeiten?
Das ist alles. Drei Fragen. Wenn Sie sie klar beantworten konnen, sind Sie vorbereitet. Alles andere ist nett zu haben.
Die Reibung liegt im Finden der Informationen
Gesprachsvorbereitung dauert dreissig Minuten, weil die Informationen, die Sie brauchen, verstreut sind. Notizen sind im CRM. E-Mails sind in Ihrem Posteingang. Vergangene Gesprache sind in Ihrem Gedachtnis und verblassen. Firmeninformationen sind auf deren Website. Die Erkenntnisse Ihres Kollegen sind in seinem Kopf.
Sie verbringen nicht dreissig Minuten mit Nachdenken. Sie verbringen funf Minuten mit Nachdenken und funfundzwanzig Minuten mit Suchen.
Hier andern Systeme und Tools die Rechnung. Wenn Ihre Gesprachsnotizen organisiert und zuganglich sind, dauert das Durchsehen dreissig Sekunden statt funf Minuten. Wenn Firmeninformationen vorab gesammelt sind, klicken Sie nicht wahrend Ihres Vorbereitungsfensters durch Websites. Wenn Ihr CRM gut gepflegt ist, ist der Kontext bereits da.
Und wenn Sie KI haben, die quellengubergreifend synthetisieren kann - Ihre Notizen, die CRM-Daten, die Firmeninformationen, die E-Mail-Historie zusammenfuhrt - konnen Sie den relevanten Kontext in einer einzigen Abfrage bekommen.
"Was muss ich vor meinem Gesprach mit Sarah von Acme Corp wissen?" Antwort erscheint. Vorbereitung erledigt.
Bauen Sie eine Pre-Call-Routine auf, die Sie schnell ausfuhren konnen
Erfinden Sie Ihren Ansatz nicht fur jedes Gesprach neu. Haben Sie eine konsistente Routine, die in funf Minuten oder weniger funktioniert.
- Letzte Interaktion prufen. Was haben Sie besprochen? Was haben sie gesagt? Was waren die Aktionspunkte? Wenn Ihre Notizen gut sind, geht das schnell. Wenn nicht, lernen Sie, bessere Notizen zu machen.
- Deal-Kontext prufen. In welcher Phase ist das? Was ist die Timeline? Wer ist noch beteiligt? Was ist die Historie? Das sollte in Ihrem CRM leben.
- Firma und Person auffrischen. Rolle, Firmengrosse, Branche und aktuelle Neuigkeiten. Wenn Sie das schon gemacht haben, frischen Sie nur auf. Wenn es ein Erstgesprach ist, dauert das etwas langer.
- Ihr Ziel setzen. Was ist der Zweck dieses Gesprachs? Welches Ergebnis wurde es erfolgreich machen? Zu welchem nachsten Schritt wollen Sie hinarbeiten? Schreiben Sie es auf - einen Satz.
- Ihren Einstieg vorbereiten. Wie werden Sie das Gesprach beginnen? Kein Skript - nur Klarheit, wie Sie vom Small Talk zum Wesentlichen ubergehen.
Das ist die Routine. Schnell, weil fokussiert, vollstandig, weil sie abdeckt, was wichtig ist.
Optimierung fur Folgegesprache
Wahrend die Funf-Minuten-Routine die Grundlagen abdeckt, ermoglichen Folgegesprache mit etablierten Interessenten noch grossere Effizienz. Fur laufende Deals komprimieren Sie Schritte zwei und drei zu einem schnellen Validierungsschritt. Anstatt den Firmenkontext neu zu lernen, konzentrieren Sie sich speziell auf Anderungen seit der letzten Interaktion. Ist ein neuer Stakeholder in den Deal gekommen? Hat sich die Timeline verschoben?
Indem Sie Folgegesprache als Fortsetzung einer Erzahlung behandeln statt als neues Ereignis, konnen Sie diese Minuten auf die Verfeinerung Ihres Einstiegs und Ihrer Strategie umwidmen, um das spezifische Ziel des Tages voranzutreiben.
Machen Sie bessere Notizen, damit zukunftige Vorbereitung einfacher ist
Die Halfte der Gesprachsvorbereitung wird davon bestimmt, was Sie nach dem letzten Gesprach getan haben. Wenn Sie die wichtigen Punkte festgehalten haben, ist die Vorbereitung einfach. Wenn nicht, rekonstruieren Sie aus dem Gedachtnis.
Verbringen Sie nach jedem Gesprach zwei Minuten mit der Dokumentation:
- Was wurde besprochen. Die Hauptthemen. Was haben sie uber ihre Situation, Bedurfnisse und Bedenken gesagt?
- Was ihnen wichtig ist. Ihre Prioritaten. Was treibt sie an? Was beunruhigt sie? Wie wurde Erfolg fur sie aussehen?
- Nachste Schritte. Was haben Sie zugesagt? Was haben sie zugesagt? Wann ist das Follow-up?
- Offene Fragen. Was mussen Sie noch erfahren? Was wurde nicht gelost?
Das ist kein Transkript. Es sind die Informationen, die Sie brauchen werden, um sich auf das nachste Gesprach vorzubereiten. Schreiben Sie fur Ihr zukunftiges Ich. Wenn Ihr CRM das schmerzhaft macht, werden Sie es uberspringen. Finden Sie Wege, schnell festzuhalten - Sprachnotizen, schnelle Vorlagen, KI, die Notizen aus Ihrem Input entwirft.
Die zwei Minuten nach einem Gesprach sparen zwanzig Minuten vor dem nachsten.
Nutzen Sie KI als Ihren Vorbereitungsassistenten
KI ist besonders gut bei der Arbeit, die Gesprachsvorbereitung verlangsamt: Informationen aus mehreren Quellen synthetisieren, lange Threads zusammenfassen und relevante Punkte aus unordentlichen Notizen extrahieren.
Vor einem Gesprach konnen Sie fragen:
- "Fasse meine letzten drei Gesprache mit diesem Kontakt zusammen."
- "Was sind die Hauptbedenken, die sie geaussert haben?"
- "Welche offenen Punkte haben wir bei diesem Account?"
- "Was sollte ich uber ihre Firma wissen?"
Die KI liest Ihre Notizen, CRM-Daten, E-Mails und Firmeninformationen durch - und gibt Ihnen die Synthese in Sekunden. Sie bekommen dieselben Informationen, die Sie manuell zusammengestellt hatten, nur schneller.
Das ersetzt nicht Ihr Urteil. Sie entscheiden immer noch, was wichtig ist und wie Sie das Gesprach angehen. Aber es entfernt die Reibung des Sammelns und Konsolidierens von Informationen und lasst Ihnen Zeit zum tatsachlichen Nachdenken.
Wissen Sie, wann Sie tiefer gehen sollten
Funf-Minuten-Vorbereitung funktioniert fur die meisten Gesprache. Aber manche Gesprache verdienen mehr.
Ein Erstmeeting mit einem grossen Interessenten. Ein Gesprach, bei dem Sie wissen, dass ein schwieriger Einwand kommt. Eine Prasentation vor dem wirtschaftlichen Entscheider. Ein Verhandlungsgesprach.
Fur wichtige Gesprache investieren Sie mehr Zeit. Recherchieren Sie grundlicher. Antizipieren Sie Einwande und bereiten Sie Antworten vor. Uben Sie Ihre Hauptpunkte laut. Denken Sie uber ihre Perspektive nach und was sie beunruhigen konnte.
Die Funf-Minuten-Routine ist Ihre Baseline, nicht Ihre Obergrenze. Sie stellt sicher, dass Sie nie kalt reingehen. Fur wichtige Momente bauen Sie darauf auf.
Der Mitarbeiter, der sich gut vorbereitet, hat einen Vorteil
Er erinnert sich, was besprochen wurde. Er setzt dort an, wo die Dinge aufgehort haben. Er stellt relevante Fragen, weil er den Kontext versteht. Er verschwendet nicht die Zeit des Interessenten mit Fragen, die er bereits wissen sollte.
Das erforderte fruher die Wahl zwischen grundlicher Vorbereitung und genug Zeit fur Ihre Gesprache. Jetzt nicht mehr. Die richtigen Systeme - gute Notizen, zugangliche Informationen, KI, die synthetisiert - lassen Sie sich in der Zeit, die Sie tatsachlich haben, gut vorbereiten.
Funf Minuten. Das reicht, um bei jedem Gesprach vorbereitet reinzugehen.
JoySuite gibt Vertriebsteams sofortige Gesprachsvorbereitung. Fragen Sie nach jedem Account und bekommen Sie den Kontext, den Sie brauchen - vergangene Gesprache, Hauptbedenken, offene Punkte und Firmenhintergrund. Kombiniert mit KI-gestutzten Workflows, die CRM und Notizen synthetisieren, konnen Sie aufhoren, vor Gesprachen zu hetzen, und anfangen, vorbereitet reinzugehen.
