Wichtige Erkenntnisse
- Effektive 1:1-Gespräche werden oft durch mangelnden Kontext und das Zurückfallen auf Statusupdates entgleist
- Implementieren Sie ein System «laufender Notizen“ – erfassen Sie Kernpunkte nach jedem 1:1, sodass die Vorbereitung nur noch Überfliegen bedeutet
- Verlagern Sie Statusberichte in asynchrone Kanäle; nutzen Sie die synchrone Zeit für das, was wirklich zählt
- Folgen Sie einer konsistenten «Sie-Ich-Aktionen“-Struktur: zuerst deren Agenda, vertiefen Sie das Wichtige, Ihre Punkte kurz
1:1-Gespräche sollen heilig sein. Die Zeit, die Sie in Ihre Mitarbeiter investieren. Die Gespräche, die Beziehungen aufbauen, Probleme frühzeitig aufdecken und Ihren Teammitgliedern beim Wachsen helfen.
In der Praxis werden sie oft zu etwas anderem. Sie hetzen aus einem anderen Meeting. Sie haben Ihre Notizen vom letzten Mal nicht angeschaut – wenn Sie überhaupt welche haben. Sie verfallen in Statusupdates, weil das am einfachsten ist. Das Gespräch, das entwicklungsorientiert sein sollte, wird zu einem fünfzehnminütigen Projekt-Check-in, der auch eine Slack-Nachricht hätte sein können.
Hier ist der Punkt: Bessere 1:1-Gespräche erfordern keine längere Vorbereitungszeit. Sie erfordern eine intelligentere Vorbereitung und eine Struktur, die einen Teil der Arbeit für Sie erledigt.
Die Kontext-Falle
Der größte Zeitfresser bei der Vorbereitung von 1:1-Gesprächen ist das Erinnern an den Kontext.
Worüber haben wir letztes Mal gesprochen? Woran hat die Person gearbeitet? Was war das Problem, das sie vor drei Wochen erwähnt hat – wurde es gelöst?
Entweder verbringen Sie Zeit damit, in Ihren Notizen zu suchen, oder Sie kommen ohne den Kontext und improvisieren.
Die Lösung ist ein einfaches System, das den Kontext für Sie aufbereitet. Führen Sie laufende Notizen für jede Person. Nehmen Sie sich nach jedem 1:1-Gespräch zwei Minuten, um die Kernpunkte festzuhalten – was Sie besprochen haben, woran die Person arbeitet, welche Zusagen beide gemacht haben. Nur Stichpunkte.
Vor dem nächsten 1:1-Gespräch überfliegen Sie diese Notizen. Das ist Ihre Vorbereitung. Der Kontext ist bereits da, weil Ihr vergangenes Ich ihn erfasst hat. Fünf Minuten Überfliegen ersetzen zwanzig Minuten des Erinnernversuchens.
Wenn Sie Zugang zu KI-Tools haben, wird es noch einfacher. Bitten Sie um eine Zusammenfassung Ihrer letzten Notizen zu dieser Person. Fragen Sie, welche offenen Punkte aus früheren Gesprächen existieren. Lassen Sie die KI die Synthese übernehmen, anstatt es selbst zu tun.
Statusupdates auslagern
Die meisten 1:1-Gespräche werden vom «Woran arbeitest du gerade?“-Gespräch aufgefressen. Es erscheint notwendig – Sie müssen wissen, was passiert – aber es frisst Zeit, die für wertvollere Diskussionen genutzt werden könnte.
Verlagern Sie den Status ins Asynchrone. Lassen Sie Ihre Teammitglieder vor dem 1:1-Gespräch ein kurzes Update schicken. Woran sie arbeiten. Was gut läuft. Wo sie feststecken. Das kostet sie fünf Minuten und spart Ihnen fünfzehn Minuten des Fragenstellens, die Sie hätten lesen können.
Jetzt beginnt das 1:1-Gespräch mit bereits etabliertem Kontext. Sie haben das Update gelesen. Sie können direkt zu den interessanten Teilen springen – der Blockade, die sie erwähnt haben, dem, was nicht gut läuft, dem Thema, das sie besprechen wollten.
Das Gespräch wechselt von Informationssammlung zu Problemlösung und Entwicklung. Da liegt der Wert.
Eine Standard-Struktur haben
Unstrukturierte 1:1-Gespräche driften ab. Ohne Plan reden Sie über das, was Ihnen in den Sinn kommt, was normalerweise bedeutet, dass dringende Dinge wichtige Dinge verdrängen.
Eine einfache Standard-Struktur hält Sie auf Kurs, ohne umfangreiche Vorbereitung zu erfordern:
- Erste Minuten: Deren Agenda. Worüber möchten sie sprechen? Lassen Sie sie führen. Es ist ihr Meeting.
- Mitte: Vertiefen Sie das Wichtige. Wenn sie etwas Wichtiges angesprochen haben, gehen Sie in die Tiefe. Wenn ihr Update eine Herausforderung erwähnte, erkunden Sie sie. Wenn nichts drängt, nutzen Sie diese Zeit für Entwicklung – was lernen sie, wohin möchten sie wachsen, wie können Sie helfen?
- Letzte Minuten: Ihre Agenda. Alles, was Sie kommunizieren oder besprechen müssen. Halten Sie es kurz – es ist ihr Meeting, nicht Ihres.
Sie müssen sich auf diese Struktur nicht vorbereiten. Sie ist jedes Mal gleich. Was sich ändert, ist der Inhalt jeder Sektion, aber der ergibt sich aus dem Gespräch und aus dem Update, das sie Ihnen geschickt haben.
Ein Themenparkplatz
Während der Woche kommen Dinge auf, die Sie mit bestimmten Teammitgliedern besprechen möchten. Nicht dringend genug, um sie zu unterbrechen, aber wert, beim nächsten 1:1-Gespräch behandelt zu werden.
Ohne System vergessen Sie diese bis zum 1:1-Gespräch. Mit einem System – selbst nur einer laufenden Notiz, wo Sie „mit Sarah über X sprechen“ notieren – kommen Sie mit relevanten Themen, ohne dedizierte Vorbereitungszeit zu benötigen.
Das löst auch das «Ich habe nichts zu besprechen“-Problem. Der Parkplatz sammelt Themen an, sodass Sie nie bei null anfangen.
Die letzten fünf Minuten zählen lassen
Das Ende eines 1:1-Gesprächs verläuft oft im Sande. «Okay, noch etwas? Nein? Super, bis nächste Woche.“
Nutzen Sie diese letzten Minuten bewusst. Fassen Sie alle Zusagen zusammen, die beide gemacht haben. Bestätigen Sie, was sie bis zum nächsten Treffen tun werden. Fragen Sie, ob sie etwas von Ihnen brauchen.
Dann, direkt danach – nicht später, nicht morgen – nehmen Sie sich zwei Minuten, um Notizen festzuhalten. Was haben Sie besprochen? Was waren die Zusagen? Welchen Kontext werden Sie beim nächsten Mal wollen? Diese Zwei-Minuten-Investition macht die Vorbereitung Ihres nächsten 1:1-Gesprächs einfach.
Reserve-Fragen
Manche Fragen sind es wert, in Reserve gehalten zu werden. Wenn das Gespräch stockt oder zu oberflächlich bleibt, können diese es öffnen:
- „Was kostet mehr Energie, als es sollte?“
- „Was würde Ihre Arbeit gerade einfacher machen?“
- „Welches Feedback haben Sie für mich?“
- «Was möchten Sie lernen oder mehr machen?“
- «Was frage ich nicht, das ich fragen sollte?“
Sie müssen nicht jede Woche spezifische Fragen für jede Person vorbereiten. Ein paar zuverlässige parat zu haben bedeutet, dass Sie immer tiefer gehen können, wenn das Gespräch es braucht.
Die entspannte Einstellung
Erkennen Sie an, dass nicht jedes 1:1-Gespräch tiefgründig sein muss. Manche Wochen gibt es nichts Schweres zu besprechen. Die Arbeit läuft gut. Es geht ihnen gut. Es gibt keine Krise zu lösen oder bedeutendes Entwicklungsgespräch zu führen.
Das ist in Ordnung. Nicht jedes 1:1-Gespräch muss eine transformative Coaching-Session sein. Manchmal reicht ein kurzer Austausch, ein paar Minuten menschliche Verbindung und die Bestätigung, dass alles auf Kurs ist.
Die Struktur und Gewohnheiten, die Sie aufbauen, bedeuten, dass Sie bereit sind, wenn es wirklich etwas Wichtiges zu besprechen gibt.
Zusammengefasst: Überfliegen Sie Ihre Notizen (3-5 Minuten), lesen Sie ihr Statusupdate, folgen Sie Ihrer Standard-Struktur, halten Sie danach Notizen fest (2 Minuten). Gesamte Vorbereitungszeit: unter zehn Minuten pro Woche pro Person. Und Ihre 1:1-Gespräche werden besser sein als früher, als Sie mehr Zeit mit weniger systematischer Vorbereitung verbracht haben.
JoySuite hilft Führungskräften, vorbereitet zu bleiben. Fragen Sie nach Kontext zu jedem Teammitglied. Greifen Sie sofort auf Notizen, Updates und relevante Informationen zu. Weniger Zeit mit Suchen, mehr Zeit mit echtem Führen.
