Wichtige Erkenntnisse
- Manager ertrinken oft in administrativen Aufgaben, die sie daran hindern, wirklich zu führen
- KI kann mechanische Workflows durch Workflow-Automatisierung übernehmen – wie 1:1-Vorbereitung, Feedback-Entwürfe und Meeting-Zusammenfassungen
- Das Ziel ist nicht, das Denken zu ersetzen — es ist, die Reibung rund um das Denken zu reduzieren
- Addieren Sie diese Workflows und Sie schauen auf 5-10 Stunden pro Woche, die zum tatsächlichen Management zurückkehren könnten
Manager ertrinken in Arbeit, die kein Management ist.
Schreiben. Zusammenfassen. Suchen. Vorbereiten. Dokumentieren. Administrative Aufgaben, die Stunden verbrauchen, aber keine Menschen entwickeln, keine Strategie vorantreiben und die wichtige Arbeit nicht voranbringen.
Das tatsächliche Management — Coaching, Entscheidungsfindung, Hindernisse beseitigen, das Team aufbauen — wird in die verbleibende Zeit gequetscht.
KI wird Ihren Job nicht für Sie erledigen. Aber sie kann einen überraschend großen Teil der Arbeit rund um Ihren Job übernehmen und Sie für die Teile freimachen, die wirklich einen menschlichen Manager erfordern.
Hier sind zehn Workflows, bei denen KI Ihnen jede Woche bedeutende Zeit sparen kann.
1. Vorbereitung auf Einzelgespräche
Vorher: Sie hetzen fünf Minuten vor dem Meeting und versuchen sich zu erinnern, was Sie letztes Mal besprochen haben und was bei den Projekten dieser Person passiert ist.
Mit KI: Bitten Sie um eine Zusammenfassung Ihrer Notizen aus früheren Einzelgesprächen mit dieser Person. Fragen Sie, was bei ihren Projekten basierend auf aktuellen Updates passiert ist. Bitten Sie um Themenvorschläge basierend auf dem, was zuletzt aufkam.
Gehen Sie vorbereitet ins Meeting, selbst wenn Ihre Woche chaotisch war.
Zeitersparnis: 10-15 Minuten pro Einzelgespräch, und die Gespräche sind besser.
2. Performance-Feedback schreiben
Vorher: Sie starren auf ein leeres Dokument, versuchen sich an sechs Monate Arbeit zu erinnern, kämpfen damit, Dinge konstruktiv zu formulieren, verbringen eine Stunde mit etwas, das fünfzehn Minuten dauern sollte.
Mit KI: Beginnen Sie mit Ihren Notizen und Beobachtungen. Bitten Sie die KI, diese in eine kohärente Erzählung zu strukturieren. Erhalten Sie Vorschläge, wie Sie Entwicklungs-Feedback konstruktiv formulieren können. Bearbeiten und verfeinern Sie, anstatt von Grund auf neu zu erstellen.
Zeitersparnis: 30-45 Minuten pro Bewertung. Multiplizieren Sie mit Ihrer Teamgröße.
3. Fragen zu Richtlinien und Prozessen beantworten
Vorher: Jemand fragt nach der Spesenrichtlinie oder dem Urlaubsgenehmigungsprozess. Sie wühlen entweder durch Dokumente, um die Antwort zu finden, oder schreiben der Personalabteilung und warten auf eine Antwort.
Mit KI: Stellen Sie die Frage direkt. Wenn die Richtlinien Ihrer Organisation in einer KI-zugänglichen Wissensdatenbank sind, erhalten Sie die Antwort in Sekunden, mit Quellen.
Zeitersparnis: 5-10 Minuten pro Frage. Das summiert sich.
4. Lange Dokumente oder Threads zusammenfassen
Vorher: Ein 20-seitiger Bericht landet in Ihrem Posteingang. Ein Slack-Thread hat 47 Nachrichten von der Zeit, als Sie in Meetings waren. Sie verbringen entweder zwanzig Minuten damit, alles zu lesen, oder überfliegen es und hoffen, nichts Wichtiges verpasst zu haben.
Mit KI: Bitten Sie um eine Zusammenfassung der Kernpunkte. Fragen Sie, welche Entscheidungen benötigt werden oder welche Aktionspunkte entstanden sind. Erhalten Sie die wesentlichen Informationen in zwei Minuten statt in zwanzig.
Zeitersparnis: 15-30 Minuten pro Dokument oder Thread.
5. Kommunikation verfassen
Vorher: Sie müssen eine Ankündigung über eine Änderung senden, eine Entscheidung an Stakeholder kommunizieren oder ein Update für die Führungsebene schreiben. Das Verfassen dauert länger als es sollte, weil Sie versuchen, den richtigen Ton und die richtige Struktur zu treffen.
Mit KI: Beschreiben Sie, was Sie kommunizieren müssen und an wen. Erhalten Sie einen Entwurf in Sekunden. Bearbeiten Sie ihn, damit er nach Ihnen klingt, fügen Sie Kontext hinzu, den die KI nicht hatte, und senden Sie.
Zeitersparnis: 10-20 Minuten pro Kommunikation.
6. Vorbereitung auf schwierige Gespräche
Vorher: Sie wissen, dass Sie ein schwieriges Gespräch führen müssen — Performance-Feedback, schlechte Nachrichten überbringen, einen Konflikt ansprechen. Sie denken darüber nach, skizzieren vielleicht einige Notizen, fühlen sich aber hauptsächlich ängstlich deswegen.
Mit KI: Beschreiben Sie die Situation und bitten Sie um Hilfe bei der Strukturierung des Gesprächs. Erhalten Sie Vorschläge, wie Sie eröffnen, welche Punkte Sie ansprechen und wie Sie mit wahrscheinlichen Reaktionen umgehen können.
Den Dialog simulieren: Üben Sie das Gespräch mit der KI, die die andere Person spielt. Sie können mehrere Szenarien durchspielen — was, wenn sie defensiv werden? Was, wenn sie sich verschließen? Diese Probe baut Muskelgedächtnis auf, sodass Sie mit einem Plan hineingehen.
Zeitersparnis: Weniger eine Frage der Zeit, mehr eine Frage der Effektivität.
7. Meeting-Agenden und Follow-ups erstellen
Vorher: Meetings finden ohne klare Agenden statt. Danach wollten Sie Notizen senden, hatten aber keine Zeit. Entscheidungen gehen verloren.
Mit KI: Vor dem Meeting generieren Sie schnell eine Agenda basierend auf den Themen, die Sie behandeln müssen. Danach fassen Sie zusammen, was besprochen und was entschieden wurde. Verfassen Sie Follow-up-Nachrichten in Sekunden.
Zeitersparnis: 10-15 Minuten pro Meeting für Vorbereitung und Follow-up.
8. Neue Teammitglieder einarbeiten
Vorher: Eine neue Person beginnt, und Sie merken, dass Sie keine gute Checkliste haben mit allem, was sie wissen und tun muss. Sie improvisieren, sie verpasst Dinge, und die ersten Wochen sind chaotischer als sie sein sollten.
Mit KI: Generieren Sie eine auf die Rolle zugeschnittene Onboarding-Checkliste. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Personen, die sie treffen sollte, und warum. Verfassen Sie Willkommensnachrichten und Zeitpläne für die erste Woche.
Zeitersparnis: Stunden über die Einarbeitungszeit, und die neue Person ist schneller einsatzbereit.
9. Themen schnell recherchieren
Vorher: Sie müssen etwas verstehen — ein Konzept, eine Technologie, einen Wettbewerber, eine Best Practice. Sie öffnen einen Haufen Tabs, beginnen zu lesen, verlieren sich in Nebenpfaden und setzen schließlich ein Verständnis zusammen.
Mit KI: Bitten Sie um eine Erklärung, einen Vergleich, eine Zusammenfassung von Best Practices. Orientieren Sie sich schnell. Stellen Sie Folgefragen, um tiefer in das einzutauchen, was wichtig ist.
Zeitersparnis: 20-40 Minuten pro Thema.
10. Ideen in Entwürfe verwandeln
Vorher: Sie haben eine Idee für eine Prozessverbesserung, einen Vorschlag oder eine neue Initiative. Aber sie in etwas zu verwandeln, das Sie teilen können, erfordert Schreiben, und Schreiben braucht Zeit, also bleibt die Idee liegen.
Vom Konzept zum Konkreten: Beschreiben Sie Ihre Idee verbal oder in groben Stichpunkten. Bitten Sie die KI, sie in ein strukturiertes Dokument zu verwandeln — einen Vorschlag, einen Einseiter, einen Prozessüberblick. Jetzt haben Sie etwas, auf das Sie reagieren, das Sie bearbeiten und teilen können. Ideen gelangen schneller von Ihrem Kopf in die Welt.
Zeitersparnis: 30-60 Minuten pro Dokument, das Sie irgendwann geschrieben hätten.
Der Wandel vom Verarbeiter zum Führenden
Der rote Faden durch all dies: KI übernimmt die mechanische Arbeit, damit Sie sich auf die Urteilsarbeit konzentrieren können.
Sie entscheiden immer noch, welches Feedback Sie geben — KI hilft Ihnen, es klar zu schreiben. Sie bestimmen immer noch, welche Entscheidungen Sie treffen — KI hilft Ihnen, sich schneller zu informieren. Sie bereiten sich immer noch auf das schwierige Gespräch vor — KI hilft Ihnen, Ihren Ansatz zu strukturieren.
Addieren Sie diese Workflows, und Sie schauen auf Stunden pro Woche, die zum tatsächlichen Management zurückkehren könnten. Zeit für die Gespräche, die Menschen entwickeln. Zeit, strategisch statt reaktiv zu denken.
Das ist das Toolkit. Die Frage ist nur, ob Sie es nutzen werden.
JoySuite bringt diese Workflows griffbereit. Stellen Sie Fragen zum Unternehmenswissen. Bereiten Sie sich auf Gespräche vor. Erhalten Sie sofort Antworten. Ein KI-Assistent, der Ihre Organisation versteht und Ihnen hilft, effektiver zu führen.
