Wichtigste Erkenntnisse
- Ein Wissensaudit ist der notwendige erste Schritt, um ein defektes Informationsökosystem zu reparieren.
- Durch systematische Bestandsaufnahme, wo Wissen lebt – auf Laufwerken, in Wikis, Posteingängen und den Köpfen der Menschen – können Sie erstmals das vollständige Bild erkennen.
- Qualitätsbewertung bedeutet, Aktualität, Auffindbarkeit und tatsächliche Nutzung zu evaluieren – nicht nur, ob ein Dokument existiert.
- Die Identifizierung kritischer Lücken, insbesondere von Wissen, das in einzelnen Personen gefangen ist, offenbart die größten Schwachstellen Ihrer Organisation.
- Das Ergebnis ist eine priorisierte Roadmap für den Aufbau eines Wissenssystems, das tatsächlich funktioniert.
Sie können nicht reparieren, was Sie nicht sehen.
Bevor Sie das Wissensmanagement Ihrer Organisation verbessern können, müssen Sie verstehen, was Sie tatsächlich haben. Wo befinden sich Informationen? Was ist aktuell und was ist veraltet? Was fehlt? Wo haben Menschen Schwierigkeiten, Dinge zu finden?
Ein Wissensaudit beantwortet diese Fragen. Es ist keine glamouröse Arbeit – es sind Tabellen, Interviews und Katalogüberprüfungen. Aber es ist die Grundlage für jede Verbesserung im Wissensmanagement, die darauf folgt. Ohne dieses Audit raten Sie. Und Raten führt dazu, Systeme aufzubauen, die dieselben Probleme replizieren, die Sie bereits haben.
Dieser Artikel führt Sie durch einen praktischen Audit-Prozess und enthält eine Vorlage, mit der Sie beginnen können.
Die drei Ziele eines Audits
Bevor Sie in die einzelnen Schritte eintauchen, hilft es zu verstehen, was Sie tatsächlich erreichen wollen. Ein Wissensaudit hat drei Ziele:
Ziel 1: Sichtbarkeit
Sie brauchen ein klares Bild davon, wo Wissen aktuell lebt – jedes gemeinsame Laufwerk, Wiki, jede Intranet-Seite, E-Mail-Thread und jeder Kopf einer Person. Die meisten Organisationen sind schockiert, wie fragmentiert ihre Wissenslandschaft ist.
Ziel 2: Bewertung
Nicht alles Wissen ist gleichwertig. Einige Dokumente sind aktuell und nützlich. Andere sind veraltet, dupliziert oder widersprüchlich. Sie müssen bewerten, was Sie haben, nicht nur katalogisieren.
Ziel 3: Handlung
Der Zweck des Audits ist nicht ein Bericht, der im Regal verstaubt. Es ist eine priorisierte Liste dessen, was zu reparieren, was zu erstellen und was auszusortieren ist – damit Sie mit begrenzten Ressourcen sinnvolle Verbesserungen erzielen können.
Schritt 1: Die Landschaft kartieren
Beginnen Sie damit, jeden Ort zu identifizieren, an dem Wissen in Ihrer Organisation lebt. Das ist umfangreicher, als die meisten Menschen erwarten. Sie suchen nach:
- Formelle Ablageorte: Gemeinsame Laufwerke, Dokumentenmanagementsysteme, Wikis, Intranets, Wissensdatenbanken
- Halbformelle Quellen: Slack-Kanäle, Teams-Konversationen, E-Mail-Threads, Projektmanagement-Tools
- Informelle Quellen: Individuelle Festplatten, persönliche Notizbücher, gespeicherte Links, Erinnerungen von Personen
- Externe Quellen: Lieferantendokumentation, regulatorische Referenzen, Branchenressourcen, auf die Ihr Team angewiesen ist
Dokumentieren Sie für jede Quelle, welche Art von Wissen sie enthält, wer sie pflegt und ungefähr wie viel Inhalt vorhanden ist. Versuchen Sie in dieser Phase nicht, jedes Dokument zu überprüfen – Sie zeichnen die Karte, nicht jeden Pfad erkunden.
Die meisten Organisationen stellen fest, dass ihr Wissen über 5 bis 15 verschiedene Systeme verteilt ist – von denen viele der Führungsebene nicht einmal bekannt waren.
Achten Sie besonders auf die informellen Quellen. Diese stellen das größte Risiko dar. Wenn Wissen im Posteingang oder im Kopf einer Person lebt, ist es nur eine Kündigung davon entfernt, für immer verloren zu sein. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie wahrscheinlich bereits auf die versteckten Kosten der Abhängigkeit von einzelnen Experten gestoßen.
Schritt 2: Qualität bewerten
Sobald Sie wissen, wo Wissen lebt, müssen Sie seinen Zustand bewerten. Bewerten Sie für jede wichtige Wissensquelle oder jedes Repository:
- Aktualität: Wann wurde es zuletzt aktualisiert? Sind die Informationen noch korrekt?
- Vollständigkeit: Deckt es das Thema ausreichend ab, oder ist es nur teilweise vorhanden?
- Auffindbarkeit: Kann jemand, der diese Informationen braucht, sie tatsächlich finden? Ist es logisch organisiert? Ist es durchsuchbar?
- Nutzung: Nutzt es tatsächlich jemand? Manche Organisationen pflegen aufwendige Dokumentationen, die niemand liest.
- Konsistenz: Stimmt diese Quelle mit anderen Quellen zum selben Thema überein, oder gibt es Widersprüche?
Sie müssen nicht jedes einzelne Dokument bewerten. Nehmen Sie Stichproben aus jedem Repository. Ziehen Sie 10 bis 20 repräsentative Dokumente und bewerten Sie diese. Das gibt Ihnen ein zuverlässiges Bild, ohne das Audit zu einem Mehrjahresprojekt zu machen.
In vielen Organisationen sind 60 bis 70 Prozent des dokumentierten Wissens veraltet, dupliziert oder praktisch unauffindbar. Das Audit macht dies sichtbar.
(Branchenschätzung)Schritt 3: Die Lücken finden
Hier wird das Audit wirklich wertvoll. Lücken sind die Themen, Prozesse oder Wissensbereiche, für die keine Dokumentation existiert – oder die so veraltet oder unvollständig ist, dass sie genauso gut nicht existieren könnte.
Um Lücken zu finden, vergleichen Sie, was dokumentiert ist, mit dem, was die Menschen tatsächlich brauchen. Gute Quellen für Lückeninformationen sind:
- Fragen neuer Mitarbeiter: Wonach fragen neue Mitarbeiter in ihren ersten 90 Tagen? Wenn diese Fragen keine dokumentierten Antworten haben, ist das eine Lücke.
- Support-Tickets und Hilfsanfragen: Was fragen Mitarbeiter wiederholt bei IT, HR oder dem operativen Bereich an?
- Eskalationen: Welche Fragen können nur von bestimmten leitenden Mitarbeitern beantwortet werden?
- Prozessstörungen: Wo passieren die meisten Fehler? Mangelhafte Dokumentation ist häufig die Ursache.
Befragen Sie einen Querschnitt der Mitarbeiter. Fragen Sie: «Wann konnten Sie zuletzt eine benötigte Information nicht finden? Was war es? Was haben Sie stattdessen getan?» Die Antworten werden Ihre kritischsten Lücken aufdecken.
Schritt 4: Personenabhängigkeiten identifizieren
Dieser Schritt hängt mit der Lückenanalyse zusammen, verdient aber eigene Aufmerksamkeit. Sie suchen nach Wissen, das nur in den Köpfen bestimmter Personen existiert – Expertise, die verloren ginge, wenn diese Personen das Unternehmen verlassen würden.
Fragen Sie für jede Abteilung oder jedes Team:
- Wer ist die Ansprechperson für Fragen zu bestimmten Themen?
- Was würde ausfallen oder ins Stocken geraten, wenn diese Person zwei Wochen nicht verfügbar wäre?
- Gibt es Prozesse, die nur eine Person vollständig versteht?
- Gibt es historischen Kontext oder Entscheidungsbegründungen, an die sich nur bestimmte Personen erinnern?
Personenabhängigkeiten sind Ihre Wissenslücken mit dem höchsten Risiko. Anders als ein fehlendes Dokument, das Sie erstellen können, kann Wissen, das im Kopf einer Person eingeschlossen ist, permanent und ohne Vorwarnung verschwinden.
Dokumentieren Sie diese Abhängigkeiten klar. Nennen Sie die Person, beschreiben Sie das Wissen, das sie besitzt, bewerten Sie, wie kritisch es ist, und notieren Sie, ob etwas davon anderweitig erfasst wurde. Dies wird Ihre Dringlichkeitsliste.
Schritt 5: Priorisieren und planen
Inzwischen haben Sie viele Informationen. Sie wissen, wo Wissen lebt, in welchem Zustand es ist, wo die Lücken sind und welche Personen einzelne Ausfallpunkte darstellen. Der letzte Schritt besteht darin, all das in einen Aktionsplan umzuwandeln.
Priorisieren Sie anhand von zwei Dimensionen:
- Auswirkung: Wie viele Menschen sind betroffen? Wie kritisch ist dieses Wissen für den Betrieb, die Compliance oder den Umsatz?
- Risiko: Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Wissen verloren geht? Wird es von einer Person gehalten, die kurz vor der Pensionierung steht? Befindet es sich in einem System, das abgeschaltet wird?
Elemente mit hoher Auswirkung und hohem Risiko stehen ganz oben auf der Liste. Das sind die Dinge, die Sie zuerst angehen – nicht weil sie am einfachsten sind, sondern weil sie am wichtigsten sind.
Definieren Sie für jedes priorisierte Element eine klare Maßnahme:
- Erstellen: Dieses Wissen existiert nicht in dokumentierter Form. Jemand muss es schreiben, aufnehmen oder anderweitig erfassen.
- Aktualisieren: Dokumentation existiert, ist aber veraltet. Sie muss überprüft und aufgefrischt werden.
- Konsolidieren: Informationen existieren an mehreren Stellen, möglicherweise mit Widersprüchen. Sie müssen zu einer einzigen maßgeblichen Quelle zusammengeführt werden.
- Ausmustern: Dieser Inhalt ist nicht mehr relevant und sollte archiviert oder entfernt werden, damit er keine Verwirrung stiftet.
- Übertragen: Dieses Wissen lebt im Kopf einer Person und muss erfasst werden, bevor es gefährdet ist.
Vorlage für das Wissensaudit
Verwenden Sie die folgende fünfteilige Vorlage, um Ihr Audit zu strukturieren. Jeder Teil entspricht einem Schritt im oben beschriebenen Prozess.
Teil 1: Wissensinventar
| Repository / Quelle | Typ | Verantwortlicher / Pfleger | Inhaltsbeschreibung | Ungefähres Volumen | Zuletzt aktualisiert |
|---|---|---|---|---|---|
| Unternehmens-Wiki | Formell | IT / Alle Teams | Richtlinien, Verfahren, Anleitungen | ~500 Seiten | Unterschiedlich |
| Gemeinsames Laufwerk (G:) | Formell | Abteilungsleiter | Vorlagen, Berichte, Projektdateien | ~12.000 Dateien | Unterschiedlich |
| Slack #allgemeine-fragen | Halbformell | Keine | Ad-hoc-Fragen und Antworten, Fehlerbehebung | ~200 Nachr./Woche | Laufend |
| Individuelle E-Mails / Notizen | Informell | Einzelne Mitarbeiter | Kontext, Entscheidungen, Kontakte | Unbekannt | Laufend |
| (Fügen Sie Ihre Quellen hinzu) |
Teil 2: Bewertung des Repository-Zustands
| Repository | Aktualität (1–5) | Vollständigkeit (1–5) | Auffindbarkeit (1–5) | Nutzung (1–5) | Konsistenz (1–5) | Gesamtzustand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Unternehmens-Wiki | 2 | 3 | 2 | 3 | 2 | Niedrig |
| Gemeinsames Laufwerk (G:) | 3 | 4 | 1 | 4 | 2 | Mittel |
| Slack-Kanäle | 5 | 1 | 1 | 5 | 3 | Niedrig |
| (Fügen Sie Ihre Quellen hinzu) |
Teil 3: Lückenanalyse
| Wissensbereich | Aktueller Stand | Lückenbeschreibung | Wer braucht es | Auswirkung (H/M/N) | Erkenntnisquelle |
|---|---|---|---|---|---|
| Einarbeitungsschritte für neue Mitarbeiter | Teilweise / veraltet | Kein einzelner Leitfaden; basiert auf dem Gedächtnis des Vorgesetzten | Alle neuen Mitarbeiter, HR, Führungskräfte | H | Interviews mit neuen Mitarbeitern |
| Kundeneskalationsprozess | Undokumentiert | Nur 2 Personen kennen den vollständigen Prozess | Kundensupport, Account-Management | H | Überprüfung von Support-Tickets |
| Kriterien für die Lieferantenauswahl | Veraltet (2021) | Aktuelle Kriterien nicht abgebildet | Beschaffung, Abteilungsleiter | M | Interview mit dem Beschaffungsteam |
| (Fügen Sie Ihre Lücken hinzu) |
Teil 4: Personenabhängigkeiten
| Person / Rolle | Wissensbereich | Kritikalität (H/M/N) | Anderweitig dokumentiert? | Abwanderungsrisiko | Erforderliche Maßnahme |
|---|---|---|---|---|---|
| Senior Operations Manager | Lagerlogistik, Lieferantenkontakte | H | Teilweise (veraltetes SOP) | Mittel (10+ Jahre Betriebszugehörigkeit) | Erfassungssitzungen, SOP aktualisieren |
| Lead-Entwickler | Architektur des Legacy-Systems | H | Nein | Hoch (Interesse von Recruitern) | Walkthrough aufzeichnen, mit Junior-Entwickler paaren |
| HR-Direktorin | Historie von Richtlinienausnahmen | M | Nein | Niedrig | Entscheidungsprotokoll erstellen |
| (Fügen Sie Ihre Abhängigkeiten hinzu) |
Teil 5: Priorisierte Maßnahmen
| Priorität | Maßnahme | Typ | Wissensbereich | Verantwortlicher | Zieldatum | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Legacy-Systemarchitektur vom Lead-Entwickler erfassen | Übertragen | Engineering | CTO | Nicht begonnen | |
| 2 | Einheitlichen Einarbeitungsleitfaden erstellen | Erstellen | HR / Onboarding | HR-Manager | Nicht begonnen | |
| 3 | Kundeneskalationsprozess dokumentieren | Erstellen | Kundensupport | Support-Leiter | Nicht begonnen | |
| 4 | Wiki- und Shared-Drive-Richtlinien konsolidieren | Konsolidieren | Unternehmensweit | Wissensmanagement-Leiter | Nicht begonnen | |
| 5 | Veraltete Lieferantendokumente archivieren | Ausmustern | Beschaffung | Beschaffungsleiter | Nicht begonnen | |
| (Fügen Sie Ihre Maßnahmen hinzu) |
Nächste Schritte
Ein Wissensaudit ist kein einmaliges Ereignis. Das Wissen Ihrer Organisation verändert sich ständig – Menschen kommen und gehen, Prozesse entwickeln sich weiter, Tools werden ersetzt. Das Audit gibt Ihnen eine Ausgangsbasis, aber Sie müssen es regelmäßig wiederholen, um Ihr Verständnis aktuell zu halten.
Dennoch ist das erste Audit das schwierigste und das wertvollste. Es nimmt verstreute Annahmen und ersetzt sie durch Fakten. Es zeigt der Führungsebene genau, wo die Risiken liegen. Und es gibt Ihrem Team einen klaren, priorisierten Plan anstelle eines vagen Gefühls, dass «wir bessere Dokumentation brauchen».
Fangen Sie klein an, wenn nötig. Auditieren Sie eine Abteilung. Auditieren Sie einen Wissensbereich. Der Prozess skaliert, und selbst ein teilweises Audit ist unendlich nützlicher als gar keines.
Das Wichtigste ist, aufzuhören zu raten und anzufangen zu sehen. Sobald Sie Ihre Wissenslandschaft klar erkennen können, können Sie sie so zum Funktionieren bringen, wie sie sollte und einen KI-Wissensassistenten aufbauen, der echten Mehrwert liefert.
JoySuite kann das Ziel Ihrer Wissensverbesserungsmaßnahmen sein. Sobald Sie identifiziert haben, was wichtig ist, und es in Form gebracht haben, macht Joy es zugänglich – Mitarbeiter stellen Fragen, Joy antwortet aus Ihren Inhalten. Die Arbeit, die Sie in Ihr Wissensaudit investieren, zahlt sich in Auffindbarkeit aus.
