Wichtige Erkenntnisse
- HR-Daten erfordern ein höheres Schutzniveau als Standard-Business-Intelligence
- Prüfen Sie, wohin Daten übertragen werden, ob sie zum Training von Drittanbieter-Modellen verwendet werden und wie die Einwilligung gehandhabt wird
- Der Schutz des Mitarbeitervertrauens erfordert eine rigorose Anbieterprüfung und die Sicherstellung, dass Daten isoliert bleiben
- Bewahren Sie Transparenz darüber, wie KI-Tools mit sensiblen persönlichen Informationen interagieren
HR hat schon immer sensible Daten verarbeitet. Mitarbeiterdaten, Vergütungsinformationen, Leistungsbeurteilungen, Gesundheitsleistungen, Disziplinarmaßnahmen — die Informationen, die durch HR fließen, gehören zu den persönlichsten in jeder Organisation.
Jetzt kommt KI ins Spiel. Tools, die Mitarbeiterfragen beantworten, das Onboarding optimieren, Belegschaftsdaten analysieren und Routineaufgaben automatisieren können. Die potenziellen Effizienzgewinne sind real. Ebenso die Datenschutzimplikationen.
Wenn Mitarbeiter mit KI-Systemen interagieren, wohin gehen diese Daten? Wenn KI-Tools HR-Informationen verarbeiten, was passiert damit? Wenn ein Mitarbeiter eine Frage zu Leistungen über einen KI-Assistenten stellt, wird dieses Gespräch gespeichert, analysiert und zum Training von Modellen verwendet?
Diese Fragen sind wichtig. Machen Sie es falsch, und Sie schaffen nicht nur Compliance-Risiken — Sie untergraben das Vertrauen, das die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung funktionieren lässt.
HR-Daten sind anders
Nicht alle Organisationsdaten tragen die gleiche Sensibilität. HR-Daten sind in einer eigenen Kategorie.
Sie sind personenbezogen. Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern, Bankkonten — die Grundlagen von Mitarbeiterdaten sind die Grundlagen des Identitätsdiebstahls, wenn sie offengelegt werden. Sie sind von Natur aus sensibel und umfassen Gesundheitsinformationen, Familienverhältnisse, Leistungsprobleme, Behindertenunterkünfte und Gehaltsdetails — die Art von Dingen, von denen Menschen vernünftigerweise erwarten, dass sie privat bleiben.
Sie sind oft rechtlich geschützt. Verschiedene Vorschriften regeln, wie Mitarbeiterdaten behandelt werden müssen — von breiten Rahmenwerken wie der DSGVO bis zu spezifischen Regeln über Gesundheitsinformationen, Hintergrundüberprüfungen und mehr.
Und sie sind folgenreich. Datenschutzverletzungen bei Mitarbeitern schaffen nicht nur rechtliche Haftung. Sie schaden echten Menschen, deren Informationen von ihrem Arbeitgeber geschützt werden sollten. Wenn KI-Tools diese Daten berühren, sind die Risiken höher als bei der Verarbeitung von Marketinginhalten oder allgemeinen Unternehmensinformationen.
Die Vertrauensgleichung
Über die rechtlichen und finanziellen Implikationen hinaus gibt es das grundlegende Element der psychologischen Sicherheit. Mitarbeiter teilen verletzliche Informationen mit HR unter dem impliziten Pakt, dass diese mit Sorgfalt behandelt werden. Wenn diese Daten einem undurchsichtigen Algorithmus zugeführt oder einem Drittanbieter ohne Schutzmaßnahmen ausgesetzt werden, wird dieser Pakt gebrochen. Der Schaden für die Unternehmenskultur und die Moral kann genauso kostspielig sein wie jede regulatorische Strafe.
Wo KI neue Risiken einführt
Traditionelle HR-Systeme haben gut verstandene Sicherheitsmodelle. Sie wissen, wo Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und wo die Grenzen sind. KI-Tools können diese Grenzen auf Weisen verwischen, die nicht immer offensichtlich sind.
Daten verlassen Ihre Umgebung. Viele KI-Tools senden Daten zur Verarbeitung an externe Dienste. Wenn ein Mitarbeiter eine Frage in einen KI-Assistenten tippt, reist dieser Text oft zu einem Drittanbieter von KI. Was passiert dort damit?
Training mit Ihren Daten. Einige KI-Systeme verwenden die Daten, die sie verarbeiten, um ihre Modelle zu verbessern. Diese Frage zu Leistungen, die Ihr Mitarbeiter gestellt hat, könnte Teil eines Trainingsdatensatzes werden, der Daten von Tausenden anderen Organisationen enthält. Selbst wenn anonymisiert, schafft dies ein Risiko, dem Sie möglicherweise nicht zugestimmt haben.
Kontext, der mehr offenbart als beabsichtigt. KI-Systeme arbeiten oft durch die Verarbeitung von Kontext. Die Frage "Kann ich FMLA-Urlaub nehmen?" kombiniert mit dem Namen des Mitarbeiters und dem Datum der Frage offenbart etwas über die Situation dieser Person — auch wenn niemand explizit medizinische Details geteilt hat.
Aufbewahrung, die Sie nicht kontrollieren. Wenn Daten in ein KI-System eingehen, wie lange werden sie aufbewahrt? Können Sie sie löschen? Wenn ein Mitarbeiter geht und die Löschung seiner Daten anfordert, können Sie tatsächlich sicherstellen, dass sie aus jedem System entfernt werden, das sie verarbeitet hat?
Unklare Datenflüsse. Bei traditioneller Software können Sie kartieren, wohin Daten gehen. Bei KI-Tools — besonders bei solchen, die auf Drittanbieter-Modellen aufbauen — kann der Datenfluss komplex und nicht vollständig transparent sein. Wo landen die Daten tatsächlich?
Was HR-Führungskräfte fragen müssen
Bevor Sie KI-Tools einsetzen, die Mitarbeiterdaten berühren, brauchen Sie klare Antworten auf spezifische Fragen.
Über Datenhandhabung:
- Verlassen Mitarbeiterdaten unsere Umgebung? Wenn ja, wohin gehen sie?
- Werden Mitarbeiterdaten zum Training von KI-Modellen verwendet? Dies ist kritisch — viele KI-Anbieter verwenden Kundendaten zur Verbesserung ihrer Modelle, es sei denn, Sie lehnen explizit ab.
- Wie werden Daten verschlüsselt, sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand?
- Wer beim Anbieter kann auf unsere Mitarbeiterdaten zugreifen, und unter welchen Umständen?
- Was ist die Datenaufbewahrungsrichtlinie? Wie lange werden Daten aufbewahrt, und können wir das kontrollieren?
Über Compliance:
- Welche Vorschriften hilft uns dieses Tool einzuhalten? Welche Vorschriften könnte es komplizieren?
- Gibt es eine Datenverarbeitungsvereinbarung, die Mitarbeiterdaten angemessen abdeckt?
- Können wir unsere Verpflichtungen unter DSGVO, CCPA oder anderen Datenschutzvorschriften erfüllen, während wir dieses Tool verwenden?
- Wenn ein Mitarbeiter Zugang zu seinen Daten anfordert oder deren Löschung verlangt, können wir diese Anfrage umfassend erfüllen — einschließlich der von diesem Anbieter gehaltenen Daten?
Über Sicherheit:
- Welche Sicherheitszertifizierungen hat der Anbieter?
- Wie wird der Zugang kontrolliert? Können wir einschränken, welche HR-Mitarbeiter das Tool mit welchen Daten verwenden können?
- Was passiert bei einer Datenschutzverletzung? Wie schnell werden wir benachrichtigt?
Die Einwilligungsfrage
Wenn KI Mitarbeiterdaten verarbeitet, wird die Einwilligung kompliziert. In vielen Beschäftigungskontexten können Mitarbeiter nicht sinnvoll einwilligen — es gibt ein inhärentes Machtungleichgewicht. Zu sagen "Stimmen Sie zu, dass diese KI Ihre Daten verarbeitet, oder verwenden Sie unsere HR-Systeme nicht" ist nicht wirklich Einwilligung. Es ist eine Beschäftigungsbedingung.
Das bedeutet, dass Sie oft eine andere Rechtsgrundlage als Einwilligung für die KI-Verarbeitung von Mitarbeiterdaten benötigen. Berechtigtes Geschäftsinteresse ist eine Option, aber es erfordert eine echte Begründung und Abwägung gegen die Datenschutzrechte der Mitarbeiter.
Seien Sie transparent gegenüber Mitarbeitern darüber, welche KI-Tools Sie verwenden und wie. Sie müssen vielleicht nicht im rechtlichen Sinne einwilligen, aber sie verdienen es zu wissen. Ein Mitarbeiter, der entdeckt, dass seine Fragen von KI analysiert wurden — ohne informiert worden zu sein — wird sich überwacht fühlen, nicht unterstützt.
Das Ziel ist nicht nur rechtliche Compliance. Es ist die Aufrechterhaltung von Vertrauen. Mitarbeiter, die verstehen, was passiert, und es für vernünftig halten, werden KI-Tools akzeptieren. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, heimlich KI-Verarbeitung ausgesetzt worden zu sein, werden ärgerlich sein, unabhängig davon, ob Sie technisch compliant waren.
Praktische Schritte für HR-Führungskräfte
Sie müssen KI in HR nicht vermeiden. Sie müssen sie verantwortungsvoll einführen.
Inventarisieren Sie, was Sie verwenden. Kennen Sie jedes KI-Tool, das HR-Daten berührt. Schatten-IT ist hier besonders riskant — gut gemeinte HR-Mitarbeiter könnten KI-Tools einführen, ohne die Implikationen zu erkennen.
Prüfen Sie Anbieter sorgfältig. Verwenden Sie die obigen Fragen. Akzeptieren Sie keine vagen Zusicherungen. Ein Anbieter, der nicht klar erklären kann, was mit Ihren Mitarbeiterdaten passiert, sollte keinen Zugang dazu haben.
Wählen Sie Anbieter, die nicht mit Ihren Daten trainieren. Dies sollte eine Anforderung für jedes KI-Tool sein, das Mitarbeiterinformationen verarbeitet. Die Daten Ihrer Mitarbeiter sollten Ihre bleiben, nicht Teil des Trainingssatzes von jemand anderem werden.
- Beziehen Sie IT und Rechtsabteilung ein. HR-Führungskräfte sollten diese Entscheidungen nicht allein treffen. IT-Sicherheit und Rechtsberatung müssen Teil der Evaluierung von KI-Tools sein, die Mitarbeiterdaten verarbeiten.
- Seien Sie transparent gegenüber Mitarbeitern. Sagen Sie ihnen, welche KI-Tools in HR verwendet werden. Erklären Sie, auf welche Daten die Tools zugreifen und was sie damit machen. Das baut Vertrauen auf und verhindert das Gefühl, dass Überwachung hinter ihrem Rücken stattfindet.
- Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen. Führen Sie Aufzeichnungen darüber, was Sie evaluiert haben, welche Fragen Sie Anbietern gestellt haben und warum Sie die Entscheidungen getroffen haben, die Sie getroffen haben. Wenn später Fragen auftauchen, wollen Sie Beweise für Sorgfaltspflicht.
Etablieren Sie eine fortlaufende Governance
sollte die Überprüfung von KI-Tools und ihren Datenhandhabungspraktiken das Minimum sein — Anbieterrichtlinien und Vorschriften ändern sich ständig.
Überprüfen Sie regelmäßig. KI-Tools ändern sich. Anbieterrichtlinien ändern sich. Vorschriften ändern sich. Was letztes Jahr akzeptabel war, ist dieses Jahr vielleicht nicht mehr akzeptabel. Bauen Sie eine periodische Überprüfung Ihrer KI-Tools und ihrer Datenhandhabung ein. Dies sollte keine einmalige Kontrollübung sein, sondern ein fortlaufender Governance-Prozess, der sich anpasst, wenn sich die Technologie und die rechtliche Landschaft weiterentwickeln.
Die Chance ist real
Nichts davon ist ein Argument gegen KI in HR. Die Technologie kann wirklich helfen — schnellere Antworten für Mitarbeiter, optimierte Prozesse, bessere Nutzung der HR-Mitarbeiterzeit für hochwertige Arbeit.
Aber HR-Führungskräfte sind Hüter des Mitarbeitervertrauens. Die gleiche Rolle, die Sie für das Wohlbefinden der Mitarbeiter verantwortlich macht, macht Sie für die Privatsphäre der Mitarbeiter verantwortlich. Sie sind der Fürsprecher, den Mitarbeiter erwarten, wenn es darum geht, wie ihre Daten behandelt werden.
Das bedeutet, schwierige Fragen zu stellen. Das bedeutet, sich nicht mit vagen Antworten zufrieden zu geben. Das bedeutet, bereit zu sein, von Tools Abstand zu nehmen, die Ihren Standards nicht entsprechen.
Die KI-Anbieter, die Datenschutz ernst nehmen, werden Ihre Fragen begrüßen. Sie werden klare Antworten haben, weil sie über diese Themen nachgedacht haben. Die Anbieter, die defensiv oder ausweichend werden, sagen Ihnen etwas darüber, wie viel sie tatsächlich in den Schutz Ihrer Daten investiert haben.
Wählen Sie Partner, denen Sie die Informationen Ihrer Mitarbeiter anvertrauen können. Ihre Mitarbeiter vertrauen sie Ihnen an.
JoySuite nimmt den Datenschutz von Mitarbeitern ernst. Ihre Daten bleiben Ihre — niemals für Modelltraining verwendet. Klare Antworten auf jede Frage, die HR-Führungskräfte stellen sollten. KI, die Ihrer Organisation hilft, ohne das Vertrauen der Mitarbeiter zu gefährden.
